Repérer les tendances d’absences qui passent inaperçues avant qu’elles ne deviennent problématiques

Une journée de maladie isolée, c’est généralement une simple journée de maladie, et trois absences sur plusieurs mois peuvent aussi être tout à fait normales. Par contre, des absences à répétition peuvent envoyer un signal important à l’employeur. Malheureusement, de nombreuses entreprises sont incapables de détecter cette tendance en temps opportun.

Le travail en mode hybride, les équipes décentralisées, les différentes structures de gestion et les systèmes de ressources humaines automatisés peuvent faciliter le suivi des absences, mais ils compliquent la vue d’ensemble. Un gestionnaire peut être au courant d’une journée d’absence, les Ressources humaines peuvent voir un rapport mensuel, le Service de la paie a peut-être d’autres renseignements, mais tout le monde n’a pas nécessairement une vision complète de la situation.

Pour les promoteurs de régime et les responsables des Ressources humaines, c’est l’occasion de repenser la gestion des absences afin d’avoir suffisamment de visibilité pour reconnaître les petits signaux qui méritent une attention particulière. Cela dit, l’objectif ne devrait jamais être de faire de la surveillance ou de la microgestion.

Les absences ponctuelles peuvent être un signal précoce

Les demandes de prestations d’invalidité de longue durée attirent naturellement l’attention, mais dans le cas des absences ponctuelles, c’est une tout autre histoire. Elles surviennent en petits épisodes et peuvent être gérées localement; c’est pourquoi on a tendance à les négliger. Des absences courtes et répétées peuvent parfois indiquer qu’un employé traverse une période difficile. L’employé pourrait éprouver un problème de santé, il pourrait avoir besoin de mesures d’adaptation ou il ne connaît peut-être tout simplement pas les ressources que lui offre son employeur. Il pourrait également y avoir un problème lié à la charge de travail, à la compatibilité entre les responsabilités du poste et les aptitudes de l’employé ou encore à ses compétences.

L’absence en elle-même n’explique pas la cause, mais elle peut indiquer qu’il serait pertinent d’examiner la tendance de plus près. Les employeurs ne devraient pas tirer de conclusions hâtives sur la santé ou la vie personnelle d’un employé à la lumière de son assiduité, mais ils peuvent mettre en place des processus qui permettent de repérer plus facilement les changements.

Le travail hybride réduit la visibilité au quotidien

L’un des avantages des formules de travail souples et du travail hybride est qu’il donne aux employés un plus grand contrôle sur leur lieu de travail. En revanche, moins de visibilité au quotidien peut aussi compliquer la tâche de l’employeur qui voudrait détecter certains changements subtils. Dans un milieu de travail traditionnel, un gestionnaire pourrait remarquer qu’un employé éprouve des difficultés, qu’il se comporte différemment ou qu’il quitte souvent le travail plus tôt, mais dans un environnement « décentralisé », ces signaux peuvent plutôt apparaître comme des entrées isolées dans un système de gestion des absences.

Le processus revêt donc une plus grande importance. Qui examine les données sur les absences ponctuelles? À quelle fréquence? Les données sont-elles examinées au cas par cas ou tient-on également compte des tendances dans les équipes et à l’échelle de l’entreprise? Les gestionnaires savent-ils quoi faire lorsqu’ils remarquent une tendance?

Un bon processus relie ces différents éléments sans transformer la gestion des présences en système de surveillance.

Au-delà de l’employé

Les tendances en matière d’absences peuvent également révéler des problèmes organisationnels. Si plusieurs personnes d’une même équipe s’absentent plus souvent sans raison valable, la situation pourrait révéler un problème plus profond.

Y a-t-il des changements dans le milieu de travail? La charge de travail est-elle trop lourde? L’équipe a-t-elle traversé des changements importants? Les employés ont-ils de la difficulté à accéder aux ressources qui leur sont offertes? Le même principe s’applique à l’échelle de l’entreprise. En analysant les tendances globales des absences conjointement avec les données sur les avantages sociaux, l’invalidité et d’autres indicateurs relatifs à la main-d’œuvre, les employeurs peuvent obtenir un portrait plus complet de la santé et du bien-être de leurs employés.

Une meilleure visibilité en amont peut permettre d’envisager plus de solutions

Amorcer une conversation plus tôt peut offrir plus de possibilités. L’employé a peut-être besoin d’un aménagement temporaire, il a peut-être accès à un programme d’aide aux employés ou à une ressource en santé dont il ignore l’existence ou il existe peut-être un problème en milieu de travail qui pourrait être réglé avant qu’il ne s’aggrave.

L’employeur n’a pas besoin de connaître le diagnostic d’un employé pour l’informer des ressources disponibles. Un gestionnaire peut en effet remarquer une tendance, avoir une conversation avec l’employé et lui rappeler les ressources à sa disposition, tout en respectant sa vie privée.

C’est là que la formation des gestionnaires joue un rôle important. Ils doivent comprendre la différence entre poser des questions sur les absences et poser des questions d’ordre médical inappropriées. Ils doivent également savoir à quel moment et vers qui se tourner lorsqu’ils ne savent pas comment intervenir.

Tirer pleinement parti des données sur l’absentéisme

De nombreuses entreprises recueillent déjà des données sur les absences. La question est de savoir si quelqu’un les utilise de façon stratégique. Un processus d’analyse visant à repérer les tendances peut transformer ces données en renseignements utiles.

Les promoteurs de régime peuvent commencer par se poser quelques questions pratiques :

Les absences ponctuelles augmentent-elles dans certaines équipes ou certains secteurs de l’entreprise?

Certaines tendances récurrentes pourraient-elles indiquer qu’un soutien devrait être offert plus rapidement?

Les gestionnaires savent-ils à quel moment et de quelle façon faire appel aux Ressources humaines?

Les employés peuvent-ils facilement trouver de l’information sur les mesures d’adaptation, les ressources en santé mentale, le soutien en matière d’invalidité et les autres programmes qui leur sont offerts?

L’entreprise a-t-elle une politique de gestion de l’invalidité claire qui précise les rôles et les attentes en cas d’absence prolongée?

En somme, l’objectif est d’améliorer la visibilité.

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