Votre régime d’avantages sociaux n’a peut-être pas besoin de plus d’avantages. Il a peut-être besoin d’une meilleure communication

Lorsque les employés affirment ne pas percevoir suffisamment de valeur dans leur régime d’avantages sociaux, la réaction instinctive est souvent d’y ajouter quelque chose. Un autre service de santé. Un nouveau programme de bien-être. Une couverture paramédicale plus étendue. Un nouvel outil numérique. Et parfois, c’est la bonne solution, mais il arrive aussi que le régime offre déjà plus de valeur que les employés ne le réalisent. Le problème ne réside pas nécessairement dans les avantages sociaux, mais plutôt dans la communication.

Un excellent régime d’avantages sociaux peut s’avérer inefficace lorsque les employés ne comprennent pas ce qui leur est offert, comment y accéder ou dans quelles circonstances une ressource particulière pourrait leur être utile. Pour les promoteurs de régimes, la communication devient donc un élément clé de l’efficacité du régime.

La communication sur les avantages sociaux ne doit pas se limiter à l’intégration

La plupart des employeurs communiquent au sujet des avantages sociaux à des moments prévisibles : l’arrivée d’un nouvel employé, le renouvellement du régime, l’annonce d’un changement au régime. Ce sont des moments clés, mais ils ne suffisent pas.

Un employé qui a entendu parler du soutien virtuel en santé mentale lors de son intégration il y a trois ans pourrait ne plus s’en souvenir lorsqu’il en a besoin aujourd’hui. Une personne qui a survolé la description d’un programme d’aide aux employés à son embauche pourrait ne pas savoir que celui-ci comprend une ressource pertinente pour un défi auquel elle est actuellement confrontée.

Les avantages sociaux doivent faire l’objet d’une communication répétée. Créez un rythme de communication tout au long de l’année qui relie les avantages sociaux aux moments où ils sont susceptibles d’être perçus comme pertinents. Un mois pourrait être consacré aux ressources en santé mentale. Un autre pourrait expliquer comment accéder aux soins virtuels. Un autre encore pourrait aider les employés à comprendre la couverture des médicaments ou le soutien en cas d’invalidité. L’objectif est de maintenir la visibilité du régime sans que cela devienne une source de bruit.

Le courriel est un canal, pas une stratégie de communication

Le courriel est pratique, mais il est aussi facile à ignorer. Pour les employés travaillant au bureau, il peut encore constituer un canal important. Mais même dans ce cas, la communication sur les avantages sociaux est en concurrence avec des dizaines, voire des centaines d’autres messages.

Pour les employés qui travaillent dans le secteur manufacturier, les transports, sur le terrain ou dans d’autres postes ne nécessitant pas de bureau, le courriel peut s’avérer encore moins efficace. Certains employés utilisent peut-être rarement leur adresse courriel de travail. Cela signifie que les promoteurs du régime doivent réfléchir aux sources d’information réelles des employés. Les écrans numériques dans les salles de pause peuvent être efficaces. Les affiches peuvent encore fonctionner. Les documents imprimés peuvent être efficaces. De courtes séances virtuelles ou des enregistrements que les employés peuvent visionner plus tard peuvent s’avérer efficaces.

Souvent, la solution réside dans une combinaison de ces moyens.

Ne vous limitez pas à l’employé

Les avantages sociaux sont souvent utilisés par l’ensemble du ménage, et non seulement par l’employé. Dans certaines familles, l’employé n’est peut-être pas la personne qui s’occupe des rendez-vous médicaux, qui soumet les demandes de remboursement ou qui assure le suivi de la couverture.

Cela soulève une autre question de communication : communiquez-vous uniquement avec l’employé alors que l’information concerne également son conjoint ou sa famille? Il pourrait être utile de créer de l’information que les employés peuvent facilement emporter à la maison, transmettre ou partager.

Un simple guide des avantages sociaux rédigé à l’intention de toute la famille peut parfois s’avérer plus utile qu’un autre document technique sur le régime. L’objectif est de comprendre comment les avantages sociaux sont réellement utilisés et de communiquer en conséquence.

Commencez par la décision que vous souhaitez que les employés prennent

Une erreur courante en matière de communication consiste à essayer de tout expliquer d’un seul coup. Les régimes d’avantages sociaux sont complexes, mais cela ne signifie pas que chaque communication doive l’être. Commencez plutôt par l’action.

Voulez-vous que les employés sachent où s’adresser lorsqu’ils ont besoin de soutien en santé mentale?

Voulez-vous qu’ils sachent quand les soins virtuels sont offerts?

Voulez-vous que les employés sachent qu’un médicament particulier nécessite une autorisation préalable?

Voulez-vous qu’ils aient recours à un programme d’aide aux employés avant qu’une situation ne dégénère en crise?

Concevez votre communication en fonction de cette décision.

Un message utile devrait aider l’employé à répondre rapidement à trois questions :

Qu’est-ce que c’est?

En quoi cela pourrait-il me concerner?

Que dois-je faire ensuite?

Plus ces réponses sont faciles à trouver, plus la communication est utile.

Une meilleure utilisation ne signifie pas toujours une utilisation accrue

L’objectif de la communication sur les avantages sociaux est d’aider les employés à utiliser leur régime de façon éclairée. Cela peut consister à orienter une personne vers la ressource la plus appropriée. Cela peut aider les employés à comprendre leurs options avant de choisir des soins. Cela peut réduire la confusion au sujet de la couverture. Et cela peut aider les gens à obtenir de l’aide plus tôt plutôt que d’attendre qu’un problème s’aggrave.

Une bonne communication aide les employés à prendre des décisions éclairées, ce qui est différent de la simple promotion de l’utilisation des avantages sociaux.

La communication peut révéler s’il existe réellement un problème au niveau du régime

Une faible utilisation peut être trompeuse. Un promoteur de régime pourrait examiner un service peu utilisé et en conclure que les employés n’y accordent pas d’importance. Mais il existe d’autres possibilités. Les employés ignorent peut-être l’existence de ce service. Ils ne comprennent peut-être pas ce qu’il offre. L’accès peut être difficile. Ou encore, la façon dont l’avantage a été communiqué ne correspond peut-être pas aux personnes qu’il est censé soutenir.

Avant de supprimer un avantage sous-utilisé, demandez-vous si les employés ont eu une chance équitable de le comprendre et de l’utiliser. C’est là que la communication peut devenir un outil de diagnostic. Si la notoriété s’améliore et que l’utilisation reste faible, cela vous donne des informations utiles sur l’avantage lui-même.

Intégrez la communication à la stratégie en matière d’avantages sociaux

Les promoteurs de régimes consacrent beaucoup de temps à négocier les renouvellements, à examiner les demandes de remboursement, à ajuster la conception des régimes et à évaluer de nouvelles solutions. La communication mérite la même attention stratégique.

Cela implique de déterminer quels messages sont les plus importants. Cela implique de comprendre les différents groupes d’employés. Cela implique de choisir les canaux de communication de façon réfléchie. Et cela implique de répéter les informations importantes tout au long de l’année.

Cela signifie également mesurer ce qui se passe par la suite.

Les employés consultent-ils ces renseignements?

Est-il de plus en plus facile de répondre aux questions?

Les gens trouvent-ils les ressources plus rapidement?

Les employés indiquent-ils qu’ils comprennent mieux leurs avantages sociaux?

Ces indicateurs peuvent aider les employeurs à améliorer leur stratégie de communication au fil du temps.

Avant d’ajouter un nouvel avantage social, demandez-vous si les employés comprennent bien ceux dont vous disposez déjà. Si vous cherchez à tirer davantage de valeur de votre programme d’avantages sociaux actuel, laissez-nous vous aider. Nous pouvons vous accompagner pour évaluer la communication avec les employés, cerner les lacunes et élaborer une stratégie qui rendra les avantages sociaux plus faciles à comprendre et à utiliser. Communiquez avec nous pour entamer la conversation.

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