L’importance de la gouvernance pour protéger votre régime de retraite collectif

Un régime de retraite collectif peut sembler simple à première vue. L’employé cotise au régime, et l’employeur peut verser des cotisations équivalentes. Les placements croissent au fil du temps. Les relevés sont transmis. De l’information est fournie à l’occasion. Tout le monde présume que le régime fonctionne comme prévu. Cela dit, chaque régime de retraite collectif comporte un ensemble de responsabilités que les promoteurs de régime ne peuvent se permettre de laisser au hasard.

En ce qui concerne les employeurs, la gouvernance ne se limite pas aux meilleures pratiques; elle touche à la structure même du régime afin de garantir que ce dernier est géré dans l’intérêt des participants. Elle contribue également à protéger l’organisation des risques inutiles. Considérez un régime de retraite comme un immeuble d’habitation. La fondation peut être solide, mais elle nécessite tout de même des inspections, ainsi que des travaux d’entretien et de rénovation à l’occasion.

Importance de la gouvernance

Les promoteurs de régime ont la responsabilité de comprendre le fonctionnement de leur régime. Ils doivent notamment comprendre la raison d’être du régime, sa structure, la gamme de placements, le degré d’adhésion des participants, la participation, les communications et les documents. Les régimes de pension peuvent également être assortis d’exigences particulières prévues par la loi et de pénalités imposées en cas d’administration déficiente du régime.

Même dans le cadre d’un RER collectif ou d’un autre régime de capitalisation, les employeurs ont une responsabilité fiduciale à assumer. Ils doivent ainsi être en mesure de démontrer qu’ils prennent des décisions réfléchies et éclairées dans l’intérêt des participants.

Un cadre de gouvernance est utile à ce chapitre. Il permet de créer un processus et de préciser les responsabilités de chacun. Il indique également la fréquence d’examen du régime. Il aide à prendre note des décisions. Il procure également à l’employeur un moyen de déterminer si le régime est toujours en phase avec sa raison d’être initiale.

Examiner d’abord la raison d’être du régime

L’une des questions les plus importantes qu’un promoteur de régime doit se poser est également l’une des plus simples : pourquoi ce régime existe-t-il?

Vise-t-il à aider les employés à épargner pour leur retraite? Est-il conçu dans le but d’attirer et de conserver les talents? Fait-il partie d’une stratégie globale de mieux-être financier? Se veut-il un atout concurrentiel sur un marché du travail précis?

La réponse est importante, car elle définit la façon dont le régime doit être examiné. Par exemple, si la raison d’être du régime est la préparation à la retraite, les taux de participation et d’épargne sont importants. Si les employés peuvent participer, mais ne le font pas, le régime n’atteint peut-être pas son objectif. Si les employés participent au régime, mais n’y cotisent pas suffisamment pour avoir droit à toute la cotisation patronale de contrepartie, il existe peut-être un problème de communication. Si les employés retirent souvent de l’argent en cours d’emploi, cette réalité dénote peut-être un décalage entre les règles du régime et sa raison d’être. La gouvernance fait le lien entre ces éléments.

Ce que les promoteurs de régime devraient examiner

Un bon processus de gouvernance devrait prévoir des examens périodiques de la structure du régime, des placements, des frais, du degré d’adhésion des participants, de l’information et des documents.

Les promoteurs de régime devraient notamment se poser les questions suivantes : Les employés participent-ils au régime? Profitent-ils au maximum des cotisations de contrepartie de l’employeur? Les placements dégagent-ils de bons rendements par rapport à leurs indices de référence? Les frais sont-ils encore concurrentiels? La tarification du régime a-t-elle été modifiée récemment? Les documents de gouvernance sont-ils à jour? Les participants obtiennent-ils de l’information assez souvent pour comprendre le régime?

Ces questions sont révélatrices du fonctionnement du régime.

Dans le cas des grandes organisations, la gouvernance peut également comprendre des indicateurs clés de performance précis que les équipes des RH présentent à la haute direction. Il peut s’agir notamment des taux de participation, de l’engagement numérique, des points de contact d’information ou des progrès réalisés en matière de communication avec les membres. Dans le cas des petites organisations, le processus ne doit pas forcément être compliqué. Mais il doit tout de même exister.

L’inaction comporte des risques

De nombreux régimes de retraite sont créés dans de bonnes intentions, puis laissés tels quels pendant des années,

ce qui entraîne des risques. La gamme de placements peut devenir dépassée ou les frais peuvent ne plus être concurrentiels. Il peut également arriver que les règles du régime ne reflètent plus le mode d’utilisation du régime par les employés. Les documents sont parfois négligés. Il arrive parfois que les employés ne comprennent pas leur régime, ce qui a pour effet de diminuer leur engagement et de nuire aux résultats. Un régime qui ne fait pas l’objet d’un examen régulier peut s’écarter de sa raison d’être. Le promoteur peut continuer de financer le régime, alors que les participants n’en tirent pas pleinement parti.

L’occasion offerte aux promoteurs de régime

Une bonne gouvernance met l’accent sur la gestion responsable et aide les employeurs à déterminer si leur programme de retraite apporte une réelle valeur ajoutée. Elle permet de repérer les manières d’améliorer les résultats sans devoir nécessairement dépenser davantage. Elle apporte la certitude que les décisions sont prises avec prudence.

Avant tout, la gouvernance fait en sorte que le régime demeure en phase avec les gens qu’il est censé aider.

Si votre organisation n’a pas examiné le cadre de gouvernance de son régime de retraite récemment, nous pouvons vous aider. Contactez notre équipe pour discuter de votre régime actuel, cibler les lacunes et définir une feuille de route plus claire afin de produire de meilleurs résultats pour les participants.