Quelques principes de gouvernance des régimes de retraite collectifs pour les promoteurs

Au moment d’élaborer leur régime de retraite, les promoteurs sont généralement animés des meilleures intentions. Attirer les talents. Soutenir le mieux-être financier à long terme. Être un bon employeur. Puis, une fois le régime établi, ils ne font plus rien. Les années passent et la gamme d’options de placement reste la même. L’information est transmise aux participants de manière sporadique. La documentation reste dans un dossier que personne n’ouvre. Et comme la retraite soulève moins de questions que les soins médicaux et les soins dentaires, il est facile pour les promoteurs de régime de présumer que tout va bien.

Les régimes de retraite collectifs s’accompagnent de responsabilités bien réelles; certaines sont légales, d’autres sont fiduciaires et toutes sont importantes si vous voulez protéger les participants de même que votre organisation.

Commencez par l’essentiel – vous avez un devoir de diligence

En offrant un régime de retraite, vous prenez des décisions qui ont des incidences à long terme sur les employés. Vous avez donc le devoir d’agir dans l’intérêt des participants du régime. Dans le contexte d’un régime de retraite, des règles formelles et des obligations réglementaires doivent être respectées, et des sanctions peuvent être imposées si le régime est mal structuré ou mal administré. Les régimes de capitalisation – tels que les REER collectifs – sont assujettis à des règles différentes, mais la responsabilité ne disparaît pas pour autant. Les promoteurs de ces régimes sont aussi tenus de mettre en place des contrôles et une gouvernance appropriés, et de veiller à ce que le régime soit géré de manière à protéger les intérêts des participants.

C’est là que de nombreux employeurs sont pris au dépourvu. Ils pensent que la conformité ne s’applique qu’aux grandes caisses de retraite. Mais les obligations de gouvernance s’appliquent à tous les programmes de retraite, en particulier les régimes dans le cadre desquels il appartient aux employés de décider comment les fonds sont placés.

Ce qu’est la gouvernance (en langage clair)

La gouvernance ne nécessite pas la création d’un comité composé de dix personnes qui se réunit tous les mois. Pour la plupart des promoteurs de régime, une bonne gouvernance se résume à établir un cadre reproductible comportant quatre grands axes.

1. Connaître la raison d’être du régime et établir les critères de réussite.

2. Attribuer les responsabilités afin qu’aucune décision ni aucun examen ne passe entre les mailles du filet.

3. Réviser le régime à intervalles réguliers.

4. Documenter les examens effectués et les décisions prises.

Si votre régime ne comporte pas ces éléments, il peut tout de même fonctionner, mais il est exposé aux risques, aux dérives et à l’accumulation silencieuse d’occasions manquées, comme une hausse progressive des frais de gestion ou une gamme de placements qui ne correspond plus aux besoins de votre main-d’œuvre.

Les quatre axes de gouvernance que les promoteurs de régime doivent examiner chaque année

Il faut faire un bilan annuel rigoureux qui porte généralement sur les points suivants :

Raison d’être du régime et résultats pour les participants

Confirmez l’objectif du régime. S’agit-il principalement de préparer les employés à la retraite? S’agit-il de les aider à épargner en fonction de divers objectifs? Quels résultats cherchez-vous à obtenir – participation, taux d’épargne, préparation à la retraite? Si vous ne pouvez pas répondre à ces questions, vous aurez du mal à prendre des décisions éclairées en ce qui concerne la structure du régime, l’information des participants et les options de placement.

Engagement et information

Informer les participants n’est pas optionnel. Si les employés ne comprennent pas le régime ou ne savent pas comment il fonctionne, les taux de participation et d’épargne en souffriront. Le régime n’existera alors qu’en théorie; il n’aura aucun effet en pratique. Un promoteur soucieux de la gouvernance se pose les questions suivantes. À quand remonte la dernière séance d’information? Rejoignons-nous efficacement les employés qui ne font pas du travail de bureau? Rappelons-nous aux participants ce que les cotisations de contrepartie de l’employeur représentent en dollars, et pas seulement en pourcentage? Ont-ils accès à des outils qui les aident à comprendre le revenu de retraite?

Placements et rendements

Il ne suffit pas de mettre des options de placement en place, puis de les oublier. Le promoteur doit examiner le régime pour évaluer les placements par rapport à leurs indices de référence, déterminer si les options de placement ne sont pas trop complexes et vérifier si les options par défaut servent bien les intérêts des participants.

Si les choix sont trop nombreux, les participants peuvent se sentir dépassés. À l’inverse, si les choix sont insuffisants certaines personnes pourraient devoir opter pour des placements qui ne concordent pas avec leur horizon de retraite. Votre processus de gouvernance doit établir avec précision la cadence de révision des placements et de gestion des modifications.

Frais de gestion et tarification

Les frais de gestion ont une incidence directe sur les résultats des participants. Un promoteur qui ne tient pas compte de la tarification laisse s’évaporer des sommes qui peuvent totaliser des sommes considérables au fil des décennies. On devrait normalement revoir régulièrement les frais et s’assurer qu’ils demeurent concurrentiels selon la taille et la structure du régime.

À quoi ressemble une bonne gouvernance pour les régimes de petite taille?

Les dirigeants de petites et moyennes entreprises pensent souvent que la gouvernance est un luxe qu’ils ne peuvent pas se permettre. En réalité, la gouvernance peut être simple et efficace.

Commencez par définir votre cadre de gouvernance en une page.

• Qui est responsable du régime à l’interne?

• Quelle est la raison d’être du régime?

• Qui est le partenaire externe qui vous assiste dans les examens et la documentation?

• À quelle fréquence comptez-vous revoir la structure du régime, les options de placement, le taux d’engagement et les frais?

• Quelles informations sont documentées et où sont-elles stockées?

Planifiez ensuite une réunion annuelle de gouvernance, qui peut réduire considérablement les dérives et améliorer les résultats au fil du temps.

Si vous n’êtes pas sûr que la gouvernance de votre régime de retraite soit à la hauteur, nous pouvons vous aider. Nous aidons les promoteurs à examiner leur régime, à établir un cadre de gouvernance, à analyser les options de placement et les frais de gestion, et à élaborer des stratégies d’information, afin d’améliorer les résultats des participants et de réduire les risques. Communiquez avec nous dès aujourd’hui pour programmer une discussion.