Le guide stratégique des avantages sociaux au Canada (comment instaurer une cadence trimestrielle qui s’inscrit dans la durée)

De nombreuses organisations planifient leur programme d’avantages sociaux une fois par année et passent les onze mois suivants à réagir. La cadence trimestrielle est le scénario inverse. Elle transforme les avantages sociaux d’un simple exercice de renouvellement en un programme géré activement qui améliore l’accès aux soins, l’expérience des participants et la prévisibilité des coûts – sans perdre de vue votre culture ni votre budget.

Pour commencer, au premier trimestre du cycle (ou à n’importe quelle période de trois mois que vous désignez comme le « trimestre 1 »), on clarifie l’objectif et on confirme les balises. Définissez la raison d’être de votre régime : protection contre les soubresauts financiers, soutien du bien-être au quotidien ou attraction de talents. Déterminez honnêtement où vous vous situez sur l’échelle de la générosité. Si zéro correspond à offrir le strict minimum et 100 à la générosité sans borne, vous situez-vous à 50, à 65 ou à 30? Fixez des paramètres simples en matière d’évolution des coûts, d’accès aux soins (par exemple, un délai d’attente maximal pour les services de santé mentale) et de normes d’expérience (temps de réponse, fréquence des communications). Publiez ces balises afin que les décisions prises en milieu d’année demeurent cohérentes.

Le deuxième trimestre est consacré aux ajustements ciblés. Utilisez les données sur les prestations versées et la rétroaction des employés pour faire des ajustements précis. Ajustez la couverture des services paramédicaux en établissant des maximums globaux ou en privilégiant des options plus économiques (comme la thérapie cognitivo-comportementale) avant de recourir à des services plus coûteux.

Optimisez l’assurance médicaments en imposant la substitution de médicaments génériques dans la mesure du possible, en adoptant des médicaments biosimilaires conformément aux orientations provinciales et en mettant en place une gestion des cas pour les médicaments de spécialité. Élargissez l’accès aux services à faible coût, comme les soins primaires virtuels et le triage par du personnel infirmier. Testez les nouvelles fonctions avant de les rendre accessibles à tous et déterminez à l’avance les critères de réussite, afin de savoir si vous devez maintenir, ajuster ou abandonner une modification.

Au troisième trimestre, on s’occupe de la gouvernance et des résultats pour les participants. Documentez la façon dont vous gérez le régime : le mandat du comité, le registre des décisions, les responsabilités des conseillers et un plan annuel d’information. Veillez à ce que vos priorités en matière de documentation et d’information concordent avec les lignes directrices pour les régimes de capitalisation au Canada et avec les résultats visés pour les participants, selon le cas. Organisez ensuite une séance d’information ciblée portant sur les erreurs courantes, par exemple les demandes d’indemnisation excessives, les pratiques douteuses de certains fournisseurs ou les erreurs de répartition de l’actif dans les régimes de retraite. Une bonne gouvernance canalise l’information et aide les participants à prendre de meilleures décisions. Envisagez également la possibilité de réviser les services fournis avec votre fournisseur au cours de ce trimestre.

Le quatrième trimestre est celui du renouvellement et du positionnement du message. Abordez le renouvellement de votre régime avec une mise en contexte, au lieu de centrer le discours seulement sur les tarifs. Montrez ce que vous avez mesuré, ce que vous avez changé, et présentez les résultats. Si vous avez épargné, réinvestissez une partie de vos économies dans des améliorations visibles, par exemple la hausse du maximum pour les soins psychologiques, l’ajout d’un CELI collectif ou l’amélioration de l’accès aux soins virtuels. Si les coûts ont augmenté, expliquez-en les causes et montrez comment les modifications apportées et l’information permettront d’éviter que la situation se reproduise l’année suivante. La transparence permet de gagner la confiance et de mieux faire accepter les mauvaises nouvelles.

Tout au long de l’année, intégrez la voix des employés sans chercher des tendances. Des sondages comportant trois questions peuvent suffire : les deux garanties les plus utilisées, un point de friction et un ajout souhaité. Évaluez les idées en fonction de quatre filtres : l’incidence sur la santé, l’équité, l’évolution des coûts et la simplicité administrative. Acceptez celles qui répondent à ces critères. Expliquez de manière respectueuse les raisons pour lesquelles les autres sont rejetées.

Intégrez intentionnellement la retraite. Les assurances collectives et les régimes de retraite constituent une seule et même proposition de valeur pour les employés. Associez les ajustements du régime à des leviers associés à la retraite, tels que l’amélioration de l’adhésion automatique, la simplification de la gamme de fonds offerts, les notions de base sur le décaissement pour les employés approchant la retraite, ainsi que de l’information ciblée pour le personnel en milieu de carrière. Cette approche permet de maintenir la cohérence de votre discours sur la rémunération globale et aide les employés à faire le lien entre les choix qu’ils font au quotidien en matière d’avantages et leur santé financière à long terme.

Adoptez une communication inspirée du calendrier de lancement d’un produit. Montrez ce qui a été livré, ce qui est en cours de développement et ce qui est prévu pour plus tard. Utilisez des échéanciers et des visuels simples. En rendant la feuille de route visible, vous éliminez les spéculations et stimulez la mobilisation des employés. Votre équipe de direction bénéficie aussi d’une vision claire des progrès et des concessions, ce qui accélère la prise de décision lorsque le contexte change.

Enfin, mesurez peu et gérez bien. Suivez chaque trimestre cinq indicateurs clés : l’évolution des coûts des garanties soins médicaux et soins dentaires par rapport aux cibles, l’accès aux services de santé mentale (délais d’attente et taux d’utilisation), l’adoption des soins virtuels, les escalades évitables vers les RH, ainsi que la participation au régime de retraite et l’utilisation des options de placement par défaut. Présentez un indicateur par diapositive. Déterminez une action par indicateur, par trimestre. Les ajustements modestes et constants sont plus efficaces que les grandes révisions annuelles.

Une gestion rigoureusement cadencée n’est pas synonyme de rigidité. Cette approche est simplement le signe d’une bonne préparation. Vous repérez rapidement les points de tension, vous protégez les soins à forte valeur ajoutée et présentez, au moment du renouvellement, un discours crédible qui relie la saine gestion des coûts à de meilleurs résultats pour les participants.

Souhaitez-vous instaurer une cadence trimestrielle sans augmenter vos effectifs? La Corporation People aide les promoteurs de régimes à mettre en place une gouvernance efficace, à définir leur degré de générosité et à réaliser des optimisations trimestrielles ciblées qui améliorent l’accès aux soins et stabilisent les tendances. Communiquez avec nous pour élaborer votre plan pour le prochain trimestre.