Ce que les promoteurs de régimes doivent examiner au moment du renouvellement, outre les taux

Quand l’avis de renouvellement arrive dans votre boîte de réception, il est facile de s’arrêter à une seule donnée. Le pourcentage d’augmentation. La nouvelle prime. La courbe de tendance. Les taux sont importants, bien sûr. Mais si vous vous contentez d’examiner les taux, vous passez à côté de l’essentiel et vous limitez vos options.

Le renouvellement des avantages sociaux est la meilleure occasion qui se présente à vous chaque année d’améliorer l’expérience des employés tout en préservant la pérennité du régime. Considérez l’exercice non pas comme la souscription d’une assurance, mais plutôt comme la révision d’un programme sur lequel vos collaborateurs comptent.

Voici les éléments dont il faut tenir compte, outre les taux.

1. La raison d’être du régime et votre cible de générosité

Avant de négocier quoi que ce soit, revenez à la raison d’être du régime. Sert-il à offrir une protection aux employés? À promouvoir le mieux-être? À attirer et garder les meilleurs talents? Si la composition de votre personnel ou les objectifs de l’entreprise ont changé, il faudrait peut-être adapter votre régime.

Consultez à nouveau l’échelle de la générosité. Si 0 correspond à un régime minimaliste et 100 au régime le plus généreux imaginable, où voulez-vous vous situer cette année? Un léger ajustement de l’objectif peut vous aider rapidement dans votre prise de décision. Cela permet aussi d’éviter « la mort à petit feu », c’est-à-dire retirer de la valeur de différents éléments du régime sans en avoir réellement l’intention.

2.  Quels sont les facteurs qui influent réellement sur les coûts?

Les taux peuvent augmenter pour diverses raisons. Au moment du renouvellement, votre rôle consiste à déterminer les facteurs sur lesquels vous pouvez influer.

Demandez la répartition détaillée des coûts : médicaments, soins paramédicaux, soins dentaires, santé mentale et toute demande d’indemnisation à coût élevé. Analysez les tendances au fil du temps. Les événements ponctuels doivent être traités différemment des tendances continues.

Examinez ensuite les mécanismes du régime. Constatez-vous une surutilisation en raison de maximums distincts pour les différents services paramédicaux? Les frais d’exécution d’ordonnance ont-ils une incidence sur le coût de l’assurance médicaments? Y a-t-il un problème d’accès qui pousse les employés à obtenir des soins plus coûteux plus tard? C’est en comprenant toute l’histoire, et non en vous fiant au titre seulement, que vous pourrez prendre les meilleurs décisions.

3.  L’expérience des participants et les points de friction

Le renouvellement est également l’occasion de revoir les services reçus. Qu’est-ce qui a été difficile cette année?

Demandez l’opinion des RH. Examinez les questions récurrentes que les employés ont posées. Observez les délais de traitement des demandes d’indemnisation et les principaux motifs d’escalade. Si les employés ne comprennent pas comment accéder aux services, ou s’ils n’ont pas confiance dans le programme d’aide aux employés (PAE), votre régime peut être jugé décevant même s’il est généreux.

Un régime attrayant en théorie, mais complexe et déroutant dans la pratique, engendre de l’agitation, de la distraction et du ressentiment. 

4.  La structure de votre régime est-elle adaptée à votre personnel?

Pour les employeurs de moins de 100 employés, les données démographiques des employés, leur situation familiale, leurs besoins en matière de santé et même leur lieu de résidence peuvent changer en une seule année.

Le renouvellement est l’occasion de vous assurer que la structure du régime correspond à la réalité. Soutenez-vous les travailleurs hybrides pour qui les soins virtuels sont importants? Les plafonds de couverture des soins de santé mentale sont-ils réalistes? Y a-t-il un bon équilibre entre le volet protection (assurance invalidité, assurance vie) et le volet soins courants (soins paramédicaux, soins dentaires)?

C’est aussi à ce moment que vous déterminez s’il serait pertinent d’offrir des outils de flexibilité comme un compte de soins de santé, par exemple. Parfois, la meilleure solution de renouvellement n’est pas d’ajouter une couverture supplémentaire, mais d’offrir aux employés plus de choix dans le cadre d’un budget déterminé.

5.  Que vous ferez différemment l’an prochain?

La rencontre de renouvellement ne devrait pas se conclure par « d’accord, nous allons payer ». Elle devrait se terminer par un plan d’action.

Choisissez deux ou trois mesures qui auront une incidence sur les résultats au cours des 12 prochains mois. Par exemple :

• Fixer une date de suivi en milieu d’année.

• Mettre en place un calendrier d’information sur les avantages sociaux.

• Apporter une modification ciblée à la structure du régime (comme grouper les maximums pour les soins paramédicaux).

• Améliorer l’accès aux soins de santé mentale (par exemple en ajoutant des options de thérapie virtuelle).

Ce sont des actions simples qui vous éviteront de vous sentir coincé au prochain renouvellement.

6.  Comment vous informerez le personnel au sujet du renouvellement

Les employés comblent le manque d’informations par des rumeurs. Si vous modifiez le régime, communiquez rapidement et clairement. Si les coûts ont augmenté et le régime est resté tel quel, expliquez pourquoi. Si les coûts ont augmenté et vous avez apporté des changements au régime, expliquez ce que vous avez protégé et ce que vous avez modifié.

Faites preuve d’empathie. Utilisez des exemples. Restez pratique. Une communication sur le renouvellement qui respecte les employés est l’un des moyens les plus rapides de préserver la confiance.

Le renouvellement est une occasion de revoir la raison d’être du régime, les facteurs de coûts, l’expérience des participants, la pertinence du programme et votre plan pour la suite – afin d’éviter que les mêmes enjeux ne surgissent année après année. Vous devenez ainsi un promoteur de régime qui gère un programme, et pas seulement une prime.

Vous êtes à la recherche d’un processus de renouvellement qui vous permet de prendre des décisions réfléchies au lieu de simplement devoir choisir entre accepter une hausse de taux ou réduire les couvertures? Nous pouvons vous aider à comprendre vos facteurs de coûts, à évaluer rigoureusement l’expérience des participants et à élaborer une structure de régime et un plan de communication adaptés à l’année à venir. Communiquez avec nous dès aujourd’hui pour entamer la conversation.