People Corporation a mis en place des politiques en matière de protection de la vie privée et d’accessibilité applicables à toutes les entités et divisions. Tous les détails sont fournis ci-dessous.

Protection de la vie privée

People Corporation et vous – Partenaire en matière de protection de la vie privée

Afin de répondre aux exigences de la LPRPDE, People Corporation a élaboré une politique de protection de la vie privée et une procédure de traitement des plaintes, en déterminant comment les renseignements sur les participants aux régimes seront traités, communiqués, stockés et détruits. Veuillez consulter notre énoncé de la politique et de la procédure de traitement des plaintes pour vous assurer qu’elles sont conformes à vos propres politiques et pratiques en matière de protection de la vie privée. Il est de la responsabilité de chaque employeur d’obtenir le consentement de chaque employé et, le cas échéant, du conjoint/partenaire de chaque employé, indiquant comment leurs renseignements personnels seront utilisés et communiqués en ce qui concerne les services externalisés, tels que les régimes d’assurance-maladie collectifs. Nous nous attendons à ce que vous obteniez ce consentement avant de fournir à People Corporation des renseignements personnels sur un particulier.

Connaissance et consentement

Les concepts centraux de la LPRPDE sont la connaissance et le consentement. En vertu de la LPRPDE, les organisations sont tenues d’obtenir le consentement des personnes avant d’acquérir et de traiter leurs renseignements personnels. Dans l’obtention du consentement, il est de la responsabilité de l’organisation d’indiquer à quelles fins les renseignements personnels sont recueillis, ainsi que la manière dont ils seront utilisés, divulgués, etc., au moment de la collecte des renseignements. L’utilisation ou la divulgation de ces renseignements est limitée aux seules fins consenties par la personne.

Politique de protection de la vie privée de People Corporation

People Corporation mettra tout en œuvre pour s’assurer que les renseignements personnels concernant les participants aux régimes d’avantages sociaux collectifs, leurs conjoints/partenaires et/ou les personnes à charge admissibles sont traités, protégés, communiqués et détruits en utilisant des moyens qui reflètent l’esprit de la législation sur la protection de la vie privée. Seuls les renseignements nécessaires pour administrer efficacement chaque régime d’avantages sociaux collectif, obtenir des devis pour les produits souscrits/assurés dans le cadre de ce régime, vérifier l’identité et l’admissibilité d’un participant au régime, d’un conjoint ou d’une personne à charge admissible, évaluer et payer les demandes de règlement admissibles et les dépenses liées au plan d’audit seront recueillis et utilisés par People Corporation. Ces renseignements ne seront fournis qu’aux assureurs/arbitres contractés par People Corporation pour fournir des services dans le cadre du régime. Les fournisseurs de services de santé contractés pour fournir des services par l’entremise de People Corporation devront avoir leurs propres politiques et pratiques en matière de protection de la vie privée définies et en vigueur. People Corporation s’efforcera de trouver un équilibre raisonnable et approprié entre les droits à la vie privée des personnes et les besoins de People Corporation de recueillir, d’utiliser, de divulguer et de signaler ces renseignements dans le cadre de l’exploitation du régime. La politique de protection de la vie privée de People Corporation sera revue de temps en temps pour s’assurer qu’elle remplit bien ses objectifs et pour la modifier, le cas échéant, pour tenir compte des changements dans la législation.

Pratiques en matière de protection de la vie privée de People Corporation

Les renseignements sur les inscriptions et les demandes de règlement seront recueillis auprès des promoteurs de régime pour les participants de leur régime aux seules fins suivantes :

  • Inscrire l’employé (et le conjoint, le partenaire ou les personnes à charge admissibles, le cas échéant) dans le régime choisi, corriger ou modifier les renseignements sur les participants ou apporter des modifications à la couverture qui pourraient entrer en vigueur pendant la durée du régime;
  • Vérifier l’admissibilité et authentifier l’identité de l’employé ou des personnes à charge admissibles;
  • S’assurer que les prestations sont versées conformément aux dispositions de la politique;
  • Protéger le régime contre les dépenses indues résultant d’une erreur ou d’une fraude en vérifiant et en rendant compte des activités du régime au promoteur du régime;
  • Utiliser uniquement les renseignements nécessaires pour fournir les services décrits dans le contrat d’avantages sociaux.

Les dossiers d’inscription et les autres dossiers des participants aux régimes seront conservés dans des armoires verrouillées dans les locaux de People Corporation. Ces documents seront conservés pendant une période de temps raisonnable après que le participant a quitté le régime ou après la fin du régime pour s’assurer que toutes les demandes de règlements en suspens peuvent être réglées conformément à la conception du régime. Lorsque la documentation est détruite, elle sera déchiquetée.

Procédure de traitement des plaintes de People Corporation

La procédure suivante sera utilisée pour répondre aux plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels :

  • La plainte doit être présentée par écrit à l’agent de la protection des renseignements personnels de People Corporation à privacy@peoplecorporation.com.
  • L’agent de la protection de la vie privée enquêtera sur la plainte et fournira un rapport écrit de ses conclusions à l’équipe de direction de People Corporation. L’enquête nécessitera un temps suffisant pour être approfondie, cependant, elle sera terminée en temps opportun;
  • L’équipe de direction répondra au plaignant en soulignant les résultats de l’enquête et, au besoin, indiquera les mesures correctives qui seront prises pour résoudre la plainte et le délai dans lequel ces mesures seront appliquées;

Une copie de la plainte, le rapport d’enquête, le résultat, ainsi qu’un dossier indiquant que toutes les mesures correctives requises ont été appliquées seront conservés par People Corporation et seront mis à la disposition du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada à sa demande.