Dans le domaine des soins de santé, les frais de gestion des avantages sociaux figurent parmi les frais les plus négligés. Le traitement des formulaires d’adhésion sur papier est une tâche complexe qui est souvent source d’erreurs et qui accapare inutilement le personnel des RH. De nos jours, grâce aux solutions novatrices, les formulaires sur papier sont considérés comme obsolètes.
Prendre un stylo pour remplir un formulaire d’adhésion de plusieurs pages est une expérience désagréable pour les participants – en particulier ceux de la nouvelle génération – ainsi que pour les administrateurs de régime, qui doivent récupérer les formulaires, déchiffrer l’écriture et saisir les renseignements dans un portail d’administration. Le processus n’est pas vraiment convivial, c’est le moins qu’on puisse dire.
L’automatisation de la gestion des avantages sociaux est plus qu’une simple question de commodité. L’administration de régime d’avantages sociaux en ligne peut réduire à hauteur de 30 % les frais d’administration liés à des erreurs de données coûteuses et éviter des heures de recherche parmi les feuilles de calcul et les formulaires. Cette méthode est également plus sûre que la tenue de documents papier. En général, l’administration de régime en ligne est efficace pour réduire bon nombre des risques liés au traitement des renseignements personnels des participants.
De nombreuses PME canadiennes dépendent encore des formulaires d’adhésion papier en raison de leur soi-disant côté pratique; pourtant, il existe de nombreuses plateformes en ligne qui permettent de passer facilement au mode d’administration en ligne. Il peut être difficile de choisir celle qui vous convient le mieux, mais les experts en avantages sociaux de La Corporation People ont préparé un guide permettant de comparer les différentes plateformes offertes. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus!
Sécurité numérique
Examinez les dispositifs de sécurité des données des divers administrateurs de régime en ligne. L’administrateur que vous choisissez agira en tant que tierce partie dans votre relation avec vos employés – une partie à laquelle vous communiquerez les renseignements personnels (et peut-être confidentiels) de vos employés. Ce détail peut s’avérer très important sur le plan du respect des lois sur la protection de la vie privée en vigueur au Canada et à l’étranger, en particulier si vous comptez des employés dans certains États comme la Californie, qui encadre la communication et l’utilisation des données personnelles. En général, les pratiques d’un administrateur de régime en ligne peuvent avoir des répercussions sur vous. Il est donc important de les évaluer, non seulement pour protéger les droits de vos employés, mais aussi pour assurer la conformité de votre entreprise.
Avant de signer un contrat avec un administrateur de régime en ligne, faites des vérifications pour vous assurer que les données des employés que vous saisirez sur la plateforme ne seront pas utilisées à d’autres fins que la gestion des avantages sociaux. Renseignez-vous sur l’utilisation qui sera faite des données que vous fournirez à l’administrateur et sur la provenance de ses revenus. Méfiez-vous des plateformes d’administration de régime en ligne gratuites – vous pourriez avoir l’impression qu’elles représentent une bonne affaire, mais elles pourraient appartenir à des « courtiers en données » qui vendent des renseignements personnels ou confidentiels.
Il est également important de s’assurer que les données seront hébergées sur des serveurs situés au Canada, auquel cas elles seront protégées par les lois canadiennes. Finalement, demandez que l’on vous fournisse des renseignements techniques sur la sécurité de la plateforme et prenez le temps de lire les ententes de service et les politiques de confidentialité de chaque fournisseur. N’acceptez pas de confier les données de vos employés à un fournisseur sans poser de questions et sans lire les petits caractères.
Assureurs et conseillers
De nombreuses plateformes de gestion des avantages sociaux sont la propriété d’un assureur ou peuvent privilégier un assureur en particulier. Par conséquent, vous devrez apprendre à utiliser un nouveau portail chaque fois que vous changerez d’assureur, en plus de former vos administrateurs internes et vos participants sur son utilisation. Cela peut se produire, en moyenne, tous les trois ou quatre ans.
La plateforme que vous choisirez devrait préférablement vous permettre de travailler avec différents assureurs, de sorte qu’un changement d’assureur sera transparent pour votre personnel administratif et les participants. Gardez également à l’esprit que la plateforme que vous choisirez doit permettre à votre entreprise de continuer à travailler avec le conseiller de votre choix. Les conseillers sont là pour vous aider à comprendre la complexité du secteur des avantages sociaux, et votre partenaire technologique devrait faciliter ce processus, non l’entraver.
Adhésion en ligne
Au moment de comparer les administrateurs de régime en ligne, ne perdez pas de vue l’une des périodes les plus chargées de l’année pour votre équipe des RH, à savoir la période d’adhésion aux régimes d’avantages sociaux! Lorsque vous cherchez un administrateur externe, n’oubliez pas de lui demander en quoi il peut vous aider à simplifier le processus d’adhésion en ligne.
De nombreux administrateurs de régime en ligne compétents peuvent offrir à votre personnel des RH et à vos employés une formation sur le fonctionnement de l’adhésion, les avantages (et les inconvénients) de chacun des régimes sélectionnés, etc. Les administrateurs de régime en ligne devraient à tout le moins être en mesure de proposer à votre personnel des RH des guides complets sur les meilleures pratiques d’utilisation de leur plateforme avant la période d’adhésion. Les meilleures entreprises d’administration d’avantages sociaux peuvent offrir des processus complets qui comprennent l’analyse des données des employés, comme le coût des sinistres et le nombre de demandes de règlement, puis recommander un régime adapté à chaque participant. Les offres sont infinies, mais vous aurez peut-être à vous renseigner pour connaître les différentes options offertes!
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Qu’il s’agisse d’obtenir des soumissions sur les principales solutions de tiers administrateurs ou de créer des produits structurés sur mesure pour vos plus gros clients, notre mission est de vous aider à simplifier l’écosystème des avantages sociaux pour vous et vos clients. Vous ne savez pas par où commencer? Nous pouvons vous aider. Communiquez avec La Corporation People dès aujourd’hui pour commencer.
Le présent article a été rédigé par Louis Custodio, directeur principal, Technologies pour les conseillers, à Collage, une entreprise de La Corporation People.