Administration numérique de régime

Administration numérique de régime

L’un des coûts des soins de santé les plus négligés est celui lié à la gestion des garanties elles‑mêmes. Les formulaires d’adhésion papier sont d’une complexité frustrante, peuvent donner lieu à des erreurs et représentent un fardeau important pour les employés des RH. Or, des solutions modernes les rendent maintenant obsolètes.

Remplir à la main des formulaires d’adhésion de plusieurs pages est une tâche pénible pour les participants, surtout pour les plus jeunes. De leur côté, les administrateurs doivent rappeler aux employés de leur retourner les formulaires, en plus de devoir déchiffrer leur écriture, puis transférer les renseignements dans un portail d’administration, ce qui n’est pas toujours convivial.

L’automatisation de la gestion des garanties n’est pas seulement une question de commodité. Elle peut aussi permettre de réduire jusqu’à 30 % les coûteuses erreurs de données et d’éviter de passer d’innombrables heures à examiner des feuilles de calcul et des formulaires papier. Il s’agit d’une bonne solution pour atténuer les risques liés au traitement des données personnelles sensibles qui sont demandées aux participants.

Bien que de nombreux Canadiens utilisent toujours des formulaires d’adhésion papier, il existe déjà plusieurs plateformes en ligne. Il peut être difficile de faire un choix parmi les différentes plateformes. Aussi, vous trouverez ci-dessous quelques suggestions pour les comparer.

Sécurité numérique

Assurez-vous que les données sur les employés que vous transmettrez au moyen de la plateforme seront utilisées uniquement pour administrer le régime. Méfiez-vous des logiciels gratuits et vérifiez comment les données seront utilisées et d’où proviennent les revenus du fournisseur. Assurez-vous également que toutes les données seront hébergées sur des serveurs situés au Canada, et donc protégées par la loi canadienne. Enfin, demandez des informations techniques concernant la sécurité de la plateforme et lisez l’entente de service et la politique de protection des renseignements personnels que vous et les participants devrez accepter pour utiliser le service.

Assureurs et conseillers

Étant donné que la plupart des plateformes d’administration de régime d’assurance collective appartiennent à un seul assureur ou en favorisent un en particulier, vous devrez vous familiariser avec un nouveau portail et montrer aux administrateurs et aux participants comment l’utiliser chaque fois que vous changerez d’assureur. Vous pourriez devoir répéter l’exercice tous les trois ou quatre ans en moyenne.

De préférence, la plateforme choisie devrait prendre en charge plusieurs assureurs, rendant ainsi les changements d’assureur transparents pour les administrateurs et les participants. Il est également important que la plateforme vous permette de conserver le conseiller en avantages sociaux de votre choix. Les conseillers ont pour rôle de vous aider à naviguer sur le marché de l’assurance collective, et votre partenaire technologique devrait faciliter les choses plutôt que de les compliquer.

Ressources humaines et paie

Les plateformes de gestion des RH en ligne sont de plus en plus populaires et peuvent contribuer à garantir que les lois seront respectées et qu’on s’occupera des collaborateurs. Elles peuvent vous faire réaliser des économies en réduisant le temps nécessaire à l’administration et en atténuant les risques, en retardant le besoin de pourvoir un poste aux RH et en rendant les équipes existantes plus productives et plus stratégiques. Quant aux solutions de paie, elles sont beaucoup plus populaires. D’ailleurs, une fois qu’elles sont mises en place et qu’elles fonctionnent bien, elles ne sont presque jamais remplacées.

Lorsque vous comparez des plateformes d’administration de régime d’assurance collective, vérifiez si elles peuvent être intégrées à un système de gestion des RH et si les données relatives aux garanties et aux ressources humaines se synchroniseront avec votre solution de paie existante. Il est possible pour les entreprises de toute taille de trouver une solution qui permet de gérer à la fois les garanties, les ressources humaines et la paie, et ce, avec facilité.

Le présent article a été rédigé par Louis Custodio, directeur principal, Technologies pour les conseillers, à Collage, une entreprise de La Corporation People.