Administration de régime en ligne

Administration de régime en ligne

Les frais de gestion des avantages sociaux figurent parmi les frais les plus négligés par les promoteurs de régime. Le traitement des formulaires d’adhésion sur papier est une tâche complexe qui est souvent source d’erreurs et qui accapare inutilement le personnel des RH. De nos jours, grâce aux solutions novatrices, les formulaires sur papier sont considérés comme obsolètes. Prendre un stylo pour remplir un formulaire d’adhésion de plusieurs pages est une expérience désagréable pour les participants – en particulier ceux de la nouvelle génération. De plus, les administrateurs de régime doivent récupérer les formulaires, déchiffrer l’écriture et ensuite saisir les renseignements dans un portail d’administration qui n’est pas toujours convivial.

L’automatisation de la gestion des avantages sociaux n’est pas seulement une question de commodité pour vos clients; elle peut réduire à hauteur de 30 % les erreurs de données coûteuses et éviter des heures de recherche parmi les feuilles de calcul et les formulaires. Elle permet également de réduire les risques liés au traitement des renseignements personnels des participants.

Alors que bon nombre de Canadiens utilisent encore des formulaires d’adhésion imprimés, il existe déjà plusieurs plateformes de gestion en ligne. Il n’est pas toujours facile de choisir celle qui répond le mieux à vos besoins et à ceux de vos clients, mais vous trouverez ci-dessous quelques suggestions pour comparer les différents services offerts.

Sécurité numérique

Assurez-vous que les données des employés que vous saisissez sur la plateforme ne seront pas utilisées à d’autres fins que la gestion des avantages sociaux. Méfiez-vous des logiciels gratuits et renseignez-vous sur la façon dont les données seront utilisées et la provenance des revenus du fournisseur. Il est également important de s’assurer que les données seront hébergées sur des serveurs situés au Canada et seront ainsi protégées par les lois canadiennes. Finalement, demandez que l’on vous fournisse des renseignements techniques sur la sécurité de la plateforme et prenez le temps de lire les ententes de service et les politiques de confidentialité que vous et vos clients devrez accepter pour avoir accès aux services.

Plateformes des assureurs

La plupart des plateformes de gestion des avantages sociaux sont la propriété d’un assureur ou privilégient un assureur en particulier, ce qui signifie que vos clients et leurs participants devront se familiariser avec un nouveau portail chaque fois qu’ils changeront d’assureur. Cela peut se produire en moyenne tous les trois ou quatre ans.

La plateforme que vous choisirez devrait préférablement vous permettre de travailler avec différents fournisseurs d’avantages sociaux, de sorte qu’un changement d’assureur sera transparent pour les administrateurs et les participants. Il est important que la plateforme choisie puisse servir d’outil de gestion de votre pratique, en vous donnant accès aux renseignements sur tous vos clients, l’évolution de la mise en place des nouveaux régimes, les dates de renouvellement et d’autres données importantes vous permettant d’exercer vos activités plus efficacement.

RH et service de la paie

Les plateformes RH en ligne sont de plus en plus populaires et assurent le respect de la réglementation et la prise en charge des collaborateurs. Elles permettent à vos clients d’économiser en diminuant le temps de gestion et en réduisant les risques, en retardant l’embauche d’employés supplémentaires aux RH et en rendant l’équipe actuelle plus productive et plus stratégique. Les solutions de gestion de la paie sont de plus en plus populaires et, une fois mises en place et fonctionnelles, elles ne sont pratiquement jamais remplacées.

Lorsque vous comparez les plateformes de gestion des avantages sociaux, vérifiez si elles permettent d’intégrer un système de gestion des RH et s’il est possible de synchroniser les données sur les avantages sociaux et sur les RH avec la solution de gestion de la paie de vos clients. Il est possible de trouver une solution permettant de gérer à la fois les régimes d’avantages sociaux, les ressources humaines et la paie, quelle que soit la taille de l’entreprise.

Rédigé par Jeff Bremner, directeur principal des relations avec les partenaires à La Corporation People.