Gouvernance des avantages sociaux 101 pour les employeurs de moins de 100 employés

Si vous êtes promoteur d’un régime d’avantages sociaux pour une organisation de petite taille, vous portez probablement deux chapeaux à la fois. Vous essayez de bâtir un programme que les gens apprécient, et vous essayez aussi d’en assurer la viabilité. C’est la réalité de la plupart des employeurs canadiens de moins de 100 employés. Votre régime n’ayant pas l’envergure des régimes de grandes entreprises, des fluctuations normales peuvent avoir des effets désastreux. Une seule demande d’indemnisation coûteuse. Une hausse soudaine du coût des soins paramédicaux. Quelques employés qui ajoutent des personnes à charge. Soudainement, le tableau a changé.

C’est là que la gouvernance des avantages sociaux devient essentielle.

On associe souvent la gouvernance à des tracasseries administratives. Ce n’est pas ça. C’est simplement une façon de prendre des décisions, de les documenter et de les communiquer pour que votre régime demeure conforme à votre culture et à votre budget. Voyez-la comme des garde-fous sur une route. C’est vous qui choisissez votre destination. La gouvernance vous empêche simplement de vous retrouver dans le fossé.

Commencez par formuler votre philosophie en une page.

Les frustrations liées aux avantages sociaux sont en grande partie dues à des perceptions dissonantes. Aux yeux des dirigeants, le régime est conçu pour protéger, tandis que les employés le croient conçu pour être utilisé au maximum. Pour le service des Finances, le régime est un outil de contrôle rigoureux des coûts. Ces perceptions divergentes créent des frictions chaque fois qu’un changement est apporté.

L’élaboration d’une philosophie à l’égard de votre régime règle ce problème. Elle devrait tenir en une seule page; être exprimée en un langage clair; et répondre à ces trois questions :

• À quoi sert ce régime?

• Qui vise-t-il principalement à protéger?

• Où voulons-nous nous situer sur l’échelle de la générosité?

Utilisez une échelle de 0 à 100. Si 0 correspond à un régime minimaliste et 100 au régime le plus généreux imaginable, où voulez-vous vous situer? Ce chiffre devient un point d’ancrage décisionnel. Il accélère les renouvellements. Il clarifie les compromis. Il aide aussi les employés à comprendre le « pourquoi » derrière vos choix.

(Lecture complémentaire : « Quand les employés font des comparaisons : « Mon voisin a de meilleurs avantages sociaux que moi. »)

Mettez en place une cadence de gouvernance simple.

Pour les employeurs de petite taille, la gouvernance devrait être simple et régulière. Trois rencontres de suivi par année – au milieu de l’année, avant le renouvellement et au renouvellement – suffisent généralement. Elles peuvent durer 45 minutes. Ces rencontres devraient porter sur les sujets suivants :

• Quelles sont les nouvelles tendances des demandes d’indemnisation?

• Quels sont les principaux facteurs de coûts?

• Que nous dit la rétroaction des employés?

• Quelle petite amélioration pourrions-nous apporter?

C’est une façon de garder le cap. Avec ces rencontres de suivi programmées, le renouvellement devient une simple étape de confirmation plutôt qu’une réunion de crise.

Définissez les rôles pour faciliter la prise de décisions.

Les petites organisations se retrouvent souvent coincées parce que les décisions concernant les avantages sociaux relèvent de différents secteurs. Les RH sont responsables de l’expérience des employés. Les Finances s’occupent du budget. La direction est chargée d’attirer et de conserver les talents. Votre conseiller apporte une perspective du marché. Votre assureur administre les demandes d’indemnisation.

La gouvernance consiste à établir clairement qui fait quoi. Il n’est pas nécessaire d’avoir un comité de dix personnes. Il faut de la clarté.

Vous devez décider :

• Qui est responsable de la stratégie du régime?

• Qui approuve les modifications?

• Qui gère les communications?

• Qui surveille l’efficacité des fournisseurs?

• Quand les rôles sont clairement définis, les employés reçoivent des réponses cohérentes et le régime leur semble géré de façon professionnelle.

Établissez quelques règles pour protéger l’objectif du régime.

Votre régime sera toujours soumis à des pressions concurrentes. C’est normal. Certains garde-fous vous empêchent de faire des changements irréfléchis qui minent la confiance.

Voici quelques exemples de règles pratiques :

• Nous apportons des modifications à la structure au moment du renouvellement, sauf si la viabilité du régime est en jeu.

• Si des réductions doivent être faites, nous ciblons d’abord les dépenses à faible valeur ajoutée avant de toucher aux éléments les plus appréciés.

• Avant d’effectuer des modifications, nous les annonçons au moins 30 jours à l’avance, dans la mesure du possible.

• Nous investissons dans l’information des participants avant de conclure que « les gens abusent du régime ».

• Ces balises vous aident aussi à prendre des décisions difficiles sans avoir l’air d’agir arbitrairement.

• Documentez les décisions et surveillez quelques indicateurs.

Vous n’avez pas besoin de tableaux de bord complexes. Vous avez plutôt besoin d’un registre des décisions prises et des raisons qui les ont motivées. Ce registre peut être un simple tableur indiquant la date, la décision, les motifs et les incidences prévues.

Ensuite, suivez quelques indicateurs qui reflètent à la fois l’expérience des participants et les coûts :

• Tendance des prestations par rapport à la cible.

• Utilisation des soins paramédicaux.

• Sources de pressions sur l’assurance médicaments.

• Rétroaction concernant l’accès au PAE ou aux soins de santé mentale.

• Escalades aux RH attribuables au manque de connaissance des avantages sociaux.

En suivant ces indicateurs en continu, vous pouvez détecter les problèmes à un stade précoce et démontrer à la direction que le régime est bien géré, et pas simplement payé.

Résultat : la confiance.

La gouvernance des avantages sociaux, c’est plus d’efficacité et moins de flaflas. Elle vous donne les arguments nécessaires dans les situations difficiles. Elle réduit les suppositions des employés. Elle transforme le renouvellement en un exercice stratégique. Et elle aide les petits employeurs à rivaliser avec les plus grands, parce que votre régime paraîtra clair, réfléchi et bien administré.

Vous souhaitez une gouvernance simple, pratique et adaptée aux employeurs canadiens de moins de 100 employés? Nous pouvons vous aider à définir votre philosophie à l’égard de votre régime, établir une cadence trimestrielle et bâtir des cadres de décision et de communication qui assureront la pérennité et la valeur de votre régime. Communiquez avec nous dès aujourd’hui pour entamer la conversation.