Encouragez un dialogue transparent avec vos employés au sujet de leurs avantages sociaux

Quand les employés comparent leurs avantages sociaux, vous avez peut-être l’impression que la qualité de votre régime est remise en question. Or, ce n’est pas une mauvaise chose. Cela montre l’engagement et la curiosité de votre personnel. L’objectif n’est pas d’empêcher la discussion, mais plutôt de susciter un dialogue continu et transparent afin d’établir la confiance, de rectifier les informations erronées et de trouver des améliorations sans gonfler les coûts.

Acceptez toutes les questions, aussi simples soient-elles

Commencez par mettre vos employés à l’aise. Dites-leur qu’il est normal de poser des questions élémentaires sur la couverture, les coûts et les compromis. Indiquez sur votre intranet et dans les documents d’intégration des nouveaux employés qu’il n’y a pas de mauvaise question. Ajoutez une adresse de courriel réservée aux questions sur les avantages sociaux (par exemple, avantages@entreprise.ca) et une plage horaire mensuelle pendant laquelle les RH ou votre conseiller se rendent disponibles. Quand les gens savent où trouver l’information, les rumeurs se dissipent.

Conseil : Procédez par rotation : demandez aux RH de répondre aux questions un mois, à votre conseiller en avantages sociaux le mois suivant, puis au représentant de votre régime de retraite. La variété des sujets traités contribue à maintenir un grand intérêt et permet de répartir la tâche.

Remplacez les rumeurs par des explications claires

Pour pouvoir faire des comparaisons, il faut d’abord connaître le sens des termes utilisés. Le pourcentage de remboursement et la quote-part ne sont pas synonymes. Les frais d’exécution d’ordonnance varient d’une pharmacie à l’autre. Les maximums des services paramédicaux peuvent s’appliquer à chaque type de praticien ou à l’ensemble des praticiens. Publiez de brèves explications en utilisant des exemples canadiens réels et des chiffres ronds (car de nombreux articles généraux qu’on trouve sur Internet traitent de la situation aux États-Unis). 

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Ajoutez à votre intranet une publication périodique du type « mythe ou réalité » :

• Mythe :  Il faut profiter de tout ce qui est couvert, même si on n’en a pas vraiment besoin.

• Réalité : Les régimes sont conçus pour couvrir les soins nécessaires. La surutilisation des garanties fait augmenter les primes futures pour tous les participants.
  
  
  

Montrez la facture, pas seulement le menu

Les employés apprécient ce qui est quantifiable. Publiez un aperçu annuel de la valeur globale des avantages :

• Primes versées par l’employeur par garantie

• Coûts qu’une famille moyenne aurait dû assumer pour les frais couverts

• Rabais négociés pour les participants (médicaments génériques obligatoires, réseau de pharmacies privilégiées, etc.)
  
  
  

Cela permet de recadrer l’idée que « mon voisin a de meilleurs avantages sociaux que moi » et de promouvoir une comparaison équitable au lieu de s’arrêter à un montant global.

Créez une boucle structurée de retour d’information

Demandez un retour d’information ciblé au lieu de permettre les critiques générales. Les sondages d’opinion trimestriels sont utiles s’ils sont courts :

• Quelles sont les deux garanties que vous avez utilisées le plus ce trimestre?

• Y a-t-il un changement qui améliorerait votre expérience?

• Y a-t-il un sujet sur lequel nos communications n’ont pas été claires?
  
  
  

Bouclez la boucle tous les trimestres par un compte rendu du genre « Vous avez demandé, nous avons agi ». 

Parfois, la solution réside dans une meilleure information. 

Il suffit parfois d’une modification mineure (par exemple, l’ajout de services de physiothérapie virtuelle). Les nouvelles idées n’entraînent pas nécessairement des coûts supplémentaires.

Apprenez aux gestionnaires à remettre les pendules à l’heure

Les gestionnaires de première ligne sont les premiers à entendre les employés faire des comparaisons. Fournissez-leur un aide-mémoire :

• Prendre acte : « Merci d’avoir soulevé cette question. »

• Orienter : « Les RH peuvent vous expliquer comment notre régime fonctionne et pourquoi. »

• Informer : Souligner deux faits intéressants (p. ex., les niveaux de garantie, la flexibilité du CCS).

• Faire escalader : Quand une idée fausse semble s’enraciner, aviser les RH pour qu’elles s’en occupent.
  
  
  

Les gestionnaires ne sont pas des spécialistes en demandes d’indemnisation. Ils sont des aiguilleurs qui orientent vers les bonnes sources d’informations.

Faites vos propres comparaisons

L’analyse comparative est un outil essentiel. Mais ne vous contentez pas de copier exactement ce que font vos concurrents. Appuyez vos décisions sur les besoins de votre personnel et sur votre budget. Si les employés se montrent intéressés par une caractéristique particulière d’un autre régime, évaluez-la sous quatre angles :

1. Incidence sur la santé

2. Équité entre les groupes démographiques et les emplacements

3. Coût et tendance

4. Simplicité administrative
   
   
   

Si l’évaluation est concluante, il faut mettre la fonctionnalité à l’essai et fixer des critères de réussite clairs. Si l’évaluation n’est pas convaincante, expliquez pourquoi – et faites valoir les éléments de votre régime qui répondent déjà au même besoin.

Mettez l’accent sur l’utilisation responsable et la qualité des fournisseurs

Pour être transparents, vous devriez aussi informer les participants sur l’utilisation responsable du régime. Préconisez :

• l’utilisation en premier lieu des soins virtuels pour régler les problèmes non urgents;

• les solutions les plus économiques (médicaments génériques, réseaux préférentiels, etc.);

• la vigilance (se méfier entre autres des fournisseurs qui demandent d’abord si la personne bénéficie d’une assurance ou qui proposent des « services groupés » pour maximiser les prestations).
  
  
  

Présentez ces mesures comme des moyens de garantir la viabilité du régime pour tous, et non comme des mesures d’exclusion.

Protégez la vie privée tout en étant à l’écoute

Encouragez les questions, mais protégez la vie privée. Rappelez aux employés de ne pas publier les détails de leurs demandes d’indemnisation personnelles sur des canaux publics. Offrez un soutien individuel quand les questions portent sur des sujets sensibles tels que la santé mentale, l’infertilité ou l’invalidité. Rappelez à vos employés les engagements de votre PAE et des assureurs en matière de protection des renseignements personnels afin qu’ils n’hésitent pas à demander de l’aide dès qu’ils en ont besoin.

Communiquez comme le ferait une équipe de distribution

Traitez vos avantages comme un produit, avec un tableau de bord. Publiez ce qui est en voie d’être livré, ce qui est en cours d’examen et ce qui est en attente. Expliquez les raisons. Incluez les échéanciers si possible. Cette transparence réduira les suppositions et montrera votre bonne gestion de l’argent de l’entreprise.

Mesurez et rajustez le tir

Faites le suivi de quelques indicateurs simples : participation pendant les heures de travail, articles lus, taux de réponse aux sondages, cinq questions les plus fréquemment posées et cas évitables d’escalade. Utilisez ces indicateurs pour mieux cibler votre contenu et la fréquence de vos communications. Si vous modifiez le régime par la suite, faites référence aux données recueillies et aux commentaires qui ont motivé le changement.

Vous souhaitez obtenir de l’aide pour mettre en place pour votre personnel un plan de communication transparent et profitable sur vos avantages sociaux? La Corporation People s’associe aux promoteurs de régime pour définir le contenu et la fréquence des communications et les boucles de retour d’information afin de dissiper les rumeurs et d’augmenter la confiance. Communiquez avec nous  pour entamer la discussion.