People Corporation
Bénéficiez d’une approche humaine.
People Corporation

People Corporation a mis en place des politiques en matière de protection de la vie privée et d’accessibilité applicables à toutes les entités et divisions. Tous les détails sont fournis ci-dessous.

Protection de la vie privée

People Corporation et vous – Partenaire en matière de protection de la vie privée

Afin de répondre aux exigences de la LPRPDE, People Corporation a élaboré une politique de protection de la vie privée et une procédure de traitement des plaintes, en déterminant comment les renseignements sur les participants aux régimes seront traités, communiqués, stockés et détruits. Veuillez consulter notre énoncé de la politique et de la procédure de traitement des plaintes pour vous assurer qu’elles sont conformes à vos propres politiques et pratiques en matière de protection de la vie privée. Il est de la responsabilité de chaque employeur d’obtenir le consentement de chaque employé et, le cas échéant, du conjoint/partenaire de chaque employé, indiquant comment leurs renseignements personnels seront utilisés et communiqués en ce qui concerne les services externalisés, tels que les régimes d’assurance-maladie collectifs. Nous nous attendons à ce que vous obteniez ce consentement avant de fournir à People Corporation des renseignements personnels sur un particulier.

Connaissance et consentement

Les concepts centraux de la LPRPDE sont la connaissance et le consentement. En vertu de la LPRPDE, les organisations sont tenues d’obtenir le consentement des personnes avant d’acquérir et de traiter leurs renseignements personnels. Dans l’obtention du consentement, il est de la responsabilité de l’organisation d’indiquer à quelles fins les renseignements personnels sont recueillis, ainsi que la manière dont ils seront utilisés, divulgués, etc., au moment de la collecte des renseignements. L’utilisation ou la divulgation de ces renseignements est limitée aux seules fins consenties par la personne.

Politique de protection de la vie privée de People Corporation

People Corporation mettra tout en œuvre pour s’assurer que les renseignements personnels concernant les participants aux régimes d’avantages sociaux collectifs, leurs conjoints/partenaires et/ou les personnes à charge admissibles sont traités, protégés, communiqués et détruits en utilisant des moyens qui reflètent l’esprit de la législation sur la protection de la vie privée. Seuls les renseignements nécessaires pour administrer efficacement chaque régime d’avantages sociaux collectif, obtenir des devis pour les produits souscrits/assurés dans le cadre de ce régime, vérifier l’identité et l’admissibilité d’un participant au régime, d’un conjoint ou d’une personne à charge admissible, évaluer et payer les demandes de règlement admissibles et les dépenses liées au plan d’audit seront recueillis et utilisés par People Corporation. Ces renseignements ne seront fournis qu’aux assureurs/arbitres contractés par People Corporation pour fournir des services dans le cadre du régime. Les fournisseurs de services de santé contractés pour fournir des services par l’entremise de People Corporation devront avoir leurs propres politiques et pratiques en matière de protection de la vie privée définies et en vigueur. People Corporation s’efforcera de trouver un équilibre raisonnable et approprié entre les droits à la vie privée des personnes et les besoins de People Corporation de recueillir, d’utiliser, de divulguer et de signaler ces renseignements dans le cadre de l’exploitation du régime. La politique de protection de la vie privée de People Corporation sera revue de temps en temps pour s’assurer qu’elle remplit bien ses objectifs et pour la modifier, le cas échéant, pour tenir compte des changements dans la législation.

Pratiques en matière de protection de la vie privée de People Corporation

Les renseignements sur les inscriptions et les demandes de règlement seront recueillis auprès des promoteurs de régime pour les participants de leur régime aux seules fins suivantes :

  • Inscrire l’employé (et le conjoint, le partenaire ou les personnes à charge admissibles, le cas échéant) dans le régime choisi, corriger ou modifier les renseignements sur les participants ou apporter des modifications à la couverture qui pourraient entrer en vigueur pendant la durée du régime;
  • Vérifier l’admissibilité et authentifier l’identité de l’employé ou des personnes à charge admissibles;
  • S’assurer que les prestations sont versées conformément aux dispositions de la politique;
  • Protéger le régime contre les dépenses indues résultant d’une erreur ou d’une fraude en vérifiant et en rendant compte des activités du régime au promoteur du régime;
  • Utiliser uniquement les renseignements nécessaires pour fournir les services décrits dans le contrat d’avantages sociaux.

Les dossiers d’inscription et les autres dossiers des participants aux régimes seront conservés dans des armoires verrouillées dans les locaux de People Corporation. Ces documents seront conservés pendant une période de temps raisonnable après que le participant a quitté le régime ou après la fin du régime pour s’assurer que toutes les demandes de règlements en suspens peuvent être réglées conformément à la conception du régime. Lorsque la documentation est détruite, elle sera déchiquetée.

Procédure de traitement des plaintes de People Corporation

La procédure suivante sera utilisée pour répondre aux plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels :

  • La plainte doit être présentée par écrit à l’agent de la protection des renseignements personnels de People Corporation à privacy@peoplecorporation.com.
  • L’agent de la protection de la vie privée enquêtera sur la plainte et fournira un rapport écrit de ses conclusions à l’équipe de direction de People Corporation. L’enquête nécessitera un temps suffisant pour être approfondie, cependant, elle sera terminée en temps opportun;
  • L’équipe de direction répondra au plaignant en soulignant les résultats de l’enquête et, au besoin, indiquera les mesures correctives qui seront prises pour résoudre la plainte et le délai dans lequel ces mesures seront appliquées;

Une copie de la plainte, le rapport d’enquête, le résultat, ainsi qu’un dossier indiquant que toutes les mesures correctives requises ont été appliquées seront conservés par People Corporation et seront mis à la disposition du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada à sa demande.

 

Accessibilité à La Corporation People

Notre engagement

La Corporation People et ses sociétés affiliées et filiales préconisent activement une culture d’entreprise où toutes les personnes sont traitées avec équité, dignité, respect mutuel et professionnalisme, et défendent les principes de la diversité, de l’acceptation des différences et du respect d’autrui.

La création d’un environnement de travail pour nos employés et d’une expérience de service pour nos clients qui respectent la dignité et l’indépendance de tous, y compris les personnes ayant un handicap, est un élément central de cet engagement.

Les personnes handicapées doivent pouvoir :

  • accéder à nos produits et services, les utiliser et en bénéficier, au même endroit et de la même manière que les autres clients;
  • obtenir des renseignements et des communications dans un format accessible;
  • profiter d’une expérience positive et fructueuse en utilisant nos sites web et autres outils numériques;
  • participer pleinement et de manière constructive à nos milieux de travail en tant qu’employés de La Corporation People.

La Corporation People s’engage à respecter toutes les exigences légales provinciales et territoriales liées à l’accessibilité, notamment celles énoncées dans la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO), la Loi de 2013 sur l’accessibilité pour les Manitobains (LAM), la loi de 2017 sur l’accessibilité (Accessibility Act) de la Nouvelle-Écosse et tous les codes des droits de la personne pertinents. Lorsque les exigences diffèrent, la norme la plus stricte est adoptée, quel que soit le lieu, pour assurer la conformité.

Information et communication

La Corporation People répond aux besoins des personnes handicapées en matière de communication d’une manière appropriée pour elles en prenant les mesures suivantes :

  • former tous les représentants de La Corporation People sur la façon d’agir et de communiquer avec les personnes ayant divers types de handicaps;
  • s’assurer que ses représentants qui communiquent avec les clients par téléphone sont formés pour parler clairement, lentement et dans un langage simple;
  • offrir des moyens de communication ou des formats de documents adaptés, sur demande et sans frais supplémentaires;
  • veiller à ce que son contenu numérique et ses sites Web soient conformes aux principes de catégorie A et AA des Règles pour l’accessibilité des contenus Web (WCAG) 2.0.

Accessibilité numérique

La Corporation People s’engage à assurer l’accessibilité numérique et à se conformer entièrement aux principes de catégorie A et AA des Règles pour l’accessibilité des contenus Web (WCAG) 2.0 et à respecter les normes de communication efficace énoncées dans la LAPHO.

Pour ce faire, nous avons établi un partenariat avec eSSENTIAL Accessibility pour administrer notre programme d’accessibilité et superviser sa gouvernance. Le programme d’accessibilité d’eSSENTIAL Accessibility évalue nos produits numériques de manière continue en fonction des meilleures pratiques et est soutenu par une équipe diversifiée de professionnels de l’accessibilité, y compris des utilisateurs de technologies d’assistance. De plus, la plateforme surpasse les normes minimales de conformité en mettant une application d’aide à l’expérience client à la disposition des clients qui ont de la difficulté à taper, à faire des gestes, à déplacer une souris ou à lire.

Appareils d’assistance

Les personnes ayant un handicap sont invitées à utiliser leurs propres appareils fonctionnels lorsqu’elles accèdent aux services ou aux bureaux de La Corporation People. Tous les représentants sont formés sur la façon de soutenir les personnes utilisant des appareils fonctionnels, ainsi que sur l’utilisation des appareils fonctionnels ou des fonctions d’accessibilité mis à disposition dans nos bureaux.

 Personnes de soutien

La Corporation People accueille les personnes de soutien qui accompagnent les personnes handicapées et met à disposition des locaux pour que la personne handicapée ait toujours accès à sa personne de soutien. Tous les représentants reçoivent une formation sur la nécessité d’obtenir le consentement de la personne handicapée avant de divulguer des renseignements personnels en présence de la personne de soutien.

Animaux d’assistance

Les animaux d’assistance qui accompagnent un client sont autorisés à entrer dans toutes les zones de nos bureaux accessibles au public. Tous les représentants reçoivent une formation sur le soutien approprié à offrir aux clients accompagnés d’un animal d’assistance.

Avis d’interruption de service

Si La Corporation People se trouve temporairement dans l’incapacité d’assurer l’accessibilité d’un espace ouvert au public, par exemple si un ascenseur est hors service, elle émet un avis à ce sujet le plus longtemps possible à l’avance. Cet avis doit inclure la raison et la durée prévue de la perte d’accessibilité et indiquer s’il existe d’autres moyens d’accéder à nos services entre-temps. L’avis est généralement placé à toutes les entrées publiques et aux comptoirs de service et, dans la mesure du possible, nous informons par courriel ou par téléphone les clients qui ont un rendez-vous.

Locaux

Au moment d’effectuer d’importants travaux de rénovation dans ses bureaux existants ou de choisir de nouveaux locaux, La Corporation People veille à ce que ses locaux qui sont ouverts aux clients respectent les normes minimales d’accessibilité des espaces publics selon la législation provinciale pertinente.

 Formation

La Corporation People s’engage à former tous ses représentants sur l’accessibilité des services à la clientèle dès que possible après leur embauche, afin d’offrir un environnement accueillant pour les personnes handicapées.

La formation porte notamment sur les lois provinciales pertinentes en matière d’accessibilité, y compris la LAPHO et la LAM, et sur les éléments des codes des droits de la personne qui s’appliquent aux personnes handicapées. Nous tenons un registre des attestations de conformité à la politique et des dates des formations suivies sur la façon d’agir et de communiquer avec nos clients handicapés et de les soutenir.

Nous offrons également une formation adaptée aux personnes dont les fonctions sont liées à l’accessibilité numérique ou à l’élaboration des politiques, et nous formons les gestionnaires recruteurs afin d’assurer qu’ils connaissent et comprennent nos obligations en matière d’accessibilité pour les employés actuels et futurs.

Accès à nos politiques

En plus de cette version en ligne, la politique est disponible dans d’autres formats sur demande. Si vous avez une question sur cette politique, veuillez l’adresser à notre responsable de l’accessibilité à accessibility@peoplecorporation.com.

La Corporation People a d’autres politiques, pratiques et méthodes qui permettent à ses représentants de servir les personnes handicapées. Il est également possible d’en obtenir des copies en communiquant avec la responsable de l’accessibilité. Toute politique qui ne respecte pas et ne soutient pas les principes de dignité, d’indépendance, d’intégration et d’égalité des chances pour les personnes handicapées doit être modifiée ou supprimée.

Des aides à la communication sont en tout temps disponibles sur demande, en temps utile et sans frais supplémentaires.

Votre opinion nous tient à cœur

La Corporation People accueille volontiers les commentaires sur l’accessibilité de ses politiques et services. Les clients et les autres personnes concernées par les fonctions et les pratiques d’accessibilité de La Corporation People sont encouragés à transmettre leur opinion afin que les obstacles puissent être identifiés et que les préoccupations soient prises en compte. Nous nous efforçons de répondre à tous les commentaires dans un délai de cinq jours ouvrables. Les méthodes à utiliser pour nous transmettre des commentaires sont les suivantes :

  • en personne, ou en appelant l’un de nos bureaux;
  • en remplissant un formulaire de commentaires, disponible en version imprimée dans l’un de nos bureaux, et en le remettant à la réception;
  • en envoyant un courriel à Accessibility@peoplecorporation.com;
  • en communiquant avec la chef, Personnel et Expérience des employés et responsable de l’accessibilité, Beth Millard-Hales, au 1 866 840-3950.

Plan d’accessibilité pluriannuel de La Corporation People

Ce plan d’accessibilité pluriannuel 2021-2026 (le « plan ») décrit les actions que La Corporation People et ses sociétés affiliées et filiales s’engagent à mettre en place pour éliminer et prévenir les obstacles à l’accessibilité pour les personnes handicapées, conformément à notre politique d’accessibilité. Ce plan officialise les efforts actuels consacrés à l’accessibilité et détaille nos stratégies futures pour améliorer l’accessibilité.

Le plan doit être revu et mis à jour au moins tous les deux ans.

Notre engagement

La Corporation People s’engage à traiter toutes les personnes d’une manière qui leur permette de conserver leur dignité et leur indépendance. Nous croyons à l’intégration et à l’égalité des chances, et nous nous engageons à répondre aux besoins des personnes handicapées en temps voulu.

Pour ce faire, nous devons respecter toutes les exigences légales provinciales et territoriales liées à l’accessibilité, notamment celles énoncées dans la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO), la Loi de 2013 sur l’accessibilité pour les Manitobains (LAM) et la loi de 2017 sur l’accessibilité (Accessibility Act) de la Nouvelle-Écosse. Bien que toutes les provinces où nous exerçons nos activités n’aient pas encore adopté une loi sur l’accessibilité, tous les représentants de La Corporation People doivent se conformer à nos politiques d’accessibilité.

 

Stratégies et actions

Comité d’accessibilité

Un comité d’accessibilité doit être créé pour veiller à ce que notre plan, nos politiques et nos méthodes d’accessibilité continuent de répondre aux divers besoins des personnes handicapées qui traitent avec La Corporation People en tant que clients ou employés. Ce comité doit se réunir régulièrement pour faire le point sur les progrès de nos stratégies et examiner les formations et outils proposés. Les membres du comité sont choisis parmi le personnel de La Corporation People de manière à garantir la diversité des parcours, des études et des fonctions au sein de l’organisation.

Information et communications

La Corporation People s’engage à répondre aux besoins de communication des personnes handicapées. Nous continuons de fournir ou de prendre des dispositions pour fournir, sur demande, des renseignements dans des formats accessibles ou à fournir des aides à la communication aux personnes handicapées, en temps opportun et sans frais supplémentaires. Nous prenons les engagements suivants :

  • continuer de travailler avec eSSENTIAL Accessibility pour veiller à ce que tous les sites Web et le contenu Web soient conformes aux principes de catégorie A et AA des Règles pour l’accessibilité des contenus Web (WCAG) 2.0 et fournir à tous les représentants qui travaillant sur les sites Web ou le contenu Web une formation technique appropriée pour respecter ces normes;
  • créer un comité d’accessibilité numérique. Travaillant en partenariat avec le comité d’accessibilité, ce comité veillera à ce que nos systèmes et logiciels offrent une expérience numérique inclusive et accessible pour tous.

Emploi

La Corporation People s’engage à adopter des pratiques d’emploi équitables et accessibles. Nous continuons d’examiner, et de modifier si nécessaire, les procédures de recrutement, d’évaluation et de sélection existantes afin de garantir que les personnes handicapées bénéficient d’un accès équitable à l’emploi au sein de notre organisation. Nous prenons les engagements suivants :

  • indiquer publiquement aux candidats que nos processus de recrutement et de sélection prévoient des aménagements si nécessaire;
  • informer les candidats retenus que des plans d’adaptation individualisés documentés sont fournis aux employés actuels, le cas échéant;
  • définir et mettre en application un processus écrit pour l’élaboration de plans d’adaptation individualisés documentés pour les employés handicapés;
  • assurer un processus de retour au travail auquel sont intégrées des mesures d’adaptation et de soutien appropriées;
  • assurer que les pratiques de gestion du rendement, de perfectionnement et de réaffectation tiennent compte des besoins d’accessibilité et d’adaptation des employés handicapés;
  • offrir la possibilité de mettre en place des plans d’intervention d’urgence individualisés, le cas échéant;
  • élaborer et offrir la formation nécessaire aux gestionnaires et superviseurs recruteurs sur les modifications apportées aux politiques et processus d’adaptation, de retour au travail et autres sujets connexes;
  • communiquer à tous les représentants de La Corporation People les nouvelles politiques et les nouveau processus et les modifications qui y sont apportées.

Conception des locaux

Au moment d’effectuer d’importants travaux de rénovation dans ses bureaux existants ou de choisir de nouveaux locaux, La Corporation People veille à ce que ses locaux qui sont ouverts aux clients respectent les normes minimales d’accessibilité des espaces publics selon la législation provinciale pertinente. En cas d’interruption du service, nous en informons le public et indiquons s’il existe d’autres moyens d’accéder à nos services entre-temps.

Formation

La Corporation People s’engage à offrir à tous ses représentants une formation sur la législation en matière d’accessibilité et les codes des droits de la personne dès que possible après leur embauche, de la manière la mieux adaptée à leurs fonctions.

Nous tenons un registre des attestations de conformité à la politique et des dates des formations suivies.

À mesure que nous améliorerons l’accessibilité pour toutes les personnes handicapées qui traitent avec La Corporation People, des documents de formation supplémentaires seront élaborés au besoin, avec l’approbation de notre responsable de l’accessibilité et du comité d’accessibilité.

Acquisitions

Dans le cadre des vérifications préalables effectuées en vue d’acquisitions éventuelles, La Corporation People évaluera toute mesure corrective nécessaire pour assurer que les communications numériques et le site Web de l’entité respectent les principes de catégorie A et AA des Règles pour l’accessibilité des contenus Web (WCAG) 2.0, conformément à notre approche. Les mesures correctives requises à l’égard des technologies qui ne sont pas conformes à ces normes seront effectuées aussi rapidement que possible.

Complément d’information

En plus de cette version en ligne, le plan est disponible dans d’autres formats sur demande. Si vous avez une question sur cette politique, veuillez l’adresser à notre responsable de l’accessibilité à Accessibility@peoplecorporation.com. Des aides à la communication sont en tout temps disponibles sur demande, en temps utile et sans frais supplémentaires.

 

 

 

 

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