Bénéficiez d’une approche humaine.

People Corporation a mis en place des politiques en matière de protection de la vie privée et d’accessibilité applicables à toutes les entités et divisions. Tous les détails sont fournis ci-dessous.

Protection de la vie privée

People Corporation et vous – Partenaire en matière de protection de la vie privée

Afin de répondre aux exigences de la LPRPDE, People Corporation a élaboré une politique de protection de la vie privée et une procédure de traitement des plaintes, en déterminant comment les renseignements sur les participants aux régimes seront traités, communiqués, stockés et détruits. Veuillez consulter notre énoncé de la politique et de la procédure de traitement des plaintes pour vous assurer qu’elles sont conformes à vos propres politiques et pratiques en matière de protection de la vie privée. Il est de la responsabilité de chaque employeur d’obtenir le consentement de chaque employé et, le cas échéant, du conjoint/partenaire de chaque employé, indiquant comment leurs renseignements personnels seront utilisés et communiqués en ce qui concerne les services externalisés, tels que les régimes d’assurance-maladie collectifs. Nous nous attendons à ce que vous obteniez ce consentement avant de fournir à People Corporation des renseignements personnels sur un particulier.

Connaissance et consentement

Les concepts centraux de la LPRPDE sont la connaissance et le consentement. En vertu de la LPRPDE, les organisations sont tenues d’obtenir le consentement des personnes avant d’acquérir et de traiter leurs renseignements personnels. Dans l’obtention du consentement, il est de la responsabilité de l’organisation d’indiquer à quelles fins les renseignements personnels sont recueillis, ainsi que la manière dont ils seront utilisés, divulgués, etc., au moment de la collecte des renseignements. L’utilisation ou la divulgation de ces renseignements est limitée aux seules fins consenties par la personne.

Politique de protection de la vie privée de People Corporation

People Corporation mettra tout en œuvre pour s’assurer que les renseignements personnels concernant les participants aux régimes d’avantages sociaux collectifs, leurs conjoints/partenaires et/ou les personnes à charge admissibles sont traités, protégés, communiqués et détruits en utilisant des moyens qui reflètent l’esprit de la législation sur la protection de la vie privée. Seuls les renseignements nécessaires pour administrer efficacement chaque régime d’avantages sociaux collectif, obtenir des devis pour les produits souscrits/assurés dans le cadre de ce régime, vérifier l’identité et l’admissibilité d’un participant au régime, d’un conjoint ou d’une personne à charge admissible, évaluer et payer les demandes de règlement admissibles et les dépenses liées au plan d’audit seront recueillis et utilisés par People Corporation. Ces renseignements ne seront fournis qu’aux assureurs/arbitres contractés par People Corporation pour fournir des services dans le cadre du régime. Les fournisseurs de services de santé contractés pour fournir des services par l’entremise de People Corporation devront avoir leurs propres politiques et pratiques en matière de protection de la vie privée définies et en vigueur. People Corporation s’efforcera de trouver un équilibre raisonnable et approprié entre les droits à la vie privée des personnes et les besoins de People Corporation de recueillir, d’utiliser, de divulguer et de signaler ces renseignements dans le cadre de l’exploitation du régime. La politique de protection de la vie privée de People Corporation sera revue de temps en temps pour s’assurer qu’elle remplit bien ses objectifs et pour la modifier, le cas échéant, pour tenir compte des changements dans la législation.

Pratiques en matière de protection de la vie privée de People Corporation

Les renseignements sur les inscriptions et les demandes de règlement seront recueillis auprès des promoteurs de régime pour les participants de leur régime aux seules fins suivantes :

  • Inscrire l’employé (et le conjoint, le partenaire ou les personnes à charge admissibles, le cas échéant) dans le régime choisi, corriger ou modifier les renseignements sur les participants ou apporter des modifications à la couverture qui pourraient entrer en vigueur pendant la durée du régime;
  • Vérifier l’admissibilité et authentifier l’identité de l’employé ou des personnes à charge admissibles;
  • S’assurer que les prestations sont versées conformément aux dispositions de la politique;
  • Protéger le régime contre les dépenses indues résultant d’une erreur ou d’une fraude en vérifiant et en rendant compte des activités du régime au promoteur du régime;
  • Utiliser uniquement les renseignements nécessaires pour fournir les services décrits dans le contrat d’avantages sociaux.

Les dossiers d’inscription et les autres dossiers des participants aux régimes seront conservés dans des armoires verrouillées dans les locaux de People Corporation. Ces documents seront conservés pendant une période de temps raisonnable après que le participant a quitté le régime ou après la fin du régime pour s’assurer que toutes les demandes de règlements en suspens peuvent être réglées conformément à la conception du régime. Lorsque la documentation est détruite, elle sera déchiquetée.

Procédure de traitement des plaintes de People Corporation

La procédure suivante sera utilisée pour répondre aux plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels :

  • La plainte doit être présentée par écrit à l’agent de la protection des renseignements personnels de People Corporation à privacy@peoplecorporation.com.
  • L’agent de la protection de la vie privée enquêtera sur la plainte et fournira un rapport écrit de ses conclusions à l’équipe de direction de People Corporation. L’enquête nécessitera un temps suffisant pour être approfondie, cependant, elle sera terminée en temps opportun;
  • L’équipe de direction répondra au plaignant en soulignant les résultats de l’enquête et, au besoin, indiquera les mesures correctives qui seront prises pour résoudre la plainte et le délai dans lequel ces mesures seront appliquées;

Une copie de la plainte, le rapport d’enquête, le résultat, ainsi qu’un dossier indiquant que toutes les mesures correctives requises ont été appliquées seront conservés par People Corporation et seront mis à la disposition du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada à sa demande.

Engagement de People Corporation envers l’accessibilité

Principes

People Corporation et ses sociétés affiliées et filiales dans la province de l’Ontario se sont engagées à améliorer l’accessibilité. Nos politiques d’accessibilité sont fondées sur les principes directeurs énoncés dans la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario :

  • Dignité et indépendance : Nous acceptons le droit de toutes les personnes de refuser ou d’accepter de l’aide tout en recevant nos services.
  • Intégration : Nous fournissons des services de la même manière à tous les clients, peu importe leur handicap.
  • Égalité : Tous les clients ont un droit d’accès.

People Corporation a mis en place les politiques et les procédures décrites dans ce document conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO) et confirme sa conformité au Règlement de l’Ontario 429/07.

Veuillez consulter notre plan de service à la clientèle accessible et notre plan d’accessibilité pluriannuel ci-dessous.

Les politiques et les procédures

FORMATION

People Corporation s’engage à former le personnel sur les lois ontariennes sur l’accessibilité et sur les aspects du Code des droits de la personne relatifs à l’accessibilité qui s’appliquent aux personnes handicapées. La formation comprend les éléments suivants :

  • Une vue d’ensemble de la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario et des exigences de la norme d’accessibilité pour les services à la clientèle;
  • Le plan de People Corporation relatif à la norme de service à la clientèle;
  • Comment interagir et communiquer avec des personnes ayant différents types d’invalidité;
  • Comment interagir avec les personnes handicapées qui utilisent un appareil fonctionnel ou qui ont besoin de l’aide d’un animal d’assistance ou d’une personne de soutien;
  • Que faire si une personne handicapée a des difficultés à accéder aux services de People Corporation ?

Les nouveaux employés reçoivent une formation dans la semaine suivant la date de début de leur emploi. Le personnel recevra une formation lorsque des changements seront apportés aux politiques ou aux procédures. Des registres de formation sont tenus, énumérant les employés qui ont suivi la formation requise et les dates auxquelles la formation a été donnée.

INFORMATION ET COMMUNICATION

People Corporation s’engage à répondre aux besoins de communication des personnes handicapées. Lorsqu’on nous le demande, nous fournirons du matériel d’information et de communication dans des formats accessibles ou avec des supports de communication. Cela comprend des informations publiques sur nos biens, services et installations.

People Corporation consultera les personnes handicapées afin de déterminer leurs besoins en matière d’information et de communication.

CLIENTS UTILISANT DES APPAREILS FONCTIONNELS

Les clients sont encouragés à utiliser leurs appareils fonctionnels dans nos bureaux. Le personnel est formé pour demander aux clients s’ils ont besoin d’aide avant de fournir de l’aide physique ou de toucher l’équipement.

CLIENTS AVEC DES ANIMAUX D’ASSISTANCE

Les animaux d’assistance sont autorisés à entrer dans toutes les zones accessibles au public. Le personnel n’interagira pas avec l’animal.

CLIENTS AVEC DES PERSONNES DE SOUTIEN

Les personnes de soutien sont encouragées à accompagner le client lorsque le client le souhaite. Le droit de donner ou de refuser le consentement à la communication de l’information demeure avec le client, peu importe la présence d’une personne de soutien.

AVIS DE DISPONIBILITÉ

Si une interruption de service temporaire, planifiée ou non, perturbe la capacité de People Corporation d’accommoder les personnes handicapées, un avis sera émis. Les avis seront affichés aux entrées et sur les sites Web pertinents. L’avis inclura un délai prévu pour la reprise du service et toutes les ressources disponibles entre-temps.

COMMENTAIRES SUR NOTRE POLITIQUE

Les clients sont sensibilisés à notre politique et seront avisés des méthodes par lesquelles ils peuvent donner leur rétroaction sur notre politique et nos pratiques d’accessibilité.

Les clients sont encouragés à donner leur rétroaction sur la manière dont People Corporation fournit des services aux personnes handicapées. Les clients peuvent fournir des rétroactions oralement ou par écrit de l’une des façons suivantes :

  • En communiquant avec notre bureau par téléphone, en personne ou par courrier;
  • En envoyant un courriel à notre bureau;
  • En envoyant un courriel à l’adresse aoda@peoplecorporation.com.

Les questions ou plaintes concernant les politiques ou le service seront traitées dans les cinq jours ouvrables.

MODIFICATIONS APPORTÉES À LA PRÉSENTE POLITIQUE OU À D’AUTRES POLITIQUES

Toute politique de People Corporation qui ne respecte pas et ne promeut pas la dignité et l’indépendance des personnes handicapées sera modifiée ou supprimée.

Le présent document est disponible sur demande sous d’autres formes.

Plan d’accessibilité pluriannuel

Ce plan d’accessibilité de 2014 à 2021 décrit les politiques et les mesures que People Corporation et ses sociétés affiliées et filiales dans la province de l’Ontario mettront en place pour améliorer les possibilités pour les personnes handicapées.

Déclaration d’engagement

People Corporation s’engage à traiter toutes les personnes de manière à leur permettre de conserver leur dignité et leur indépendance. Nous croyons en l’intégration et l’égalité des chances. Nous nous engageons à répondre aux besoins des personnes handicapées en temps opportun, et nous le ferons en prévenant et en supprimant les obstacles à l’accessibilité et en répondant aux exigences d’accessibilité en vertu de la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.

Accessibilité des renseignements d’urgence

People Corporation s’engage à fournir aux clients des renseignements d’urgence ouverts au public d’une manière qui leur soient accessibles sur demande. Nous fournirons également aux employés handicapés des renseignements et des plans d’intervention d’urgence individualisés, au besoin.

Formation

People Corporation offrira une formation aux employés sur les lois ontariennes sur l’accessibilité et sur le Code des droits de la personne en ce qui a trait aux personnes handicapées. La formation sera dispensée de la manière qui convient le mieux aux tâches des employés. People Corporation a pris des mesures pour s’assurer que tous les employés reçoivent la formation nécessaire pour respecter les lois de l’Ontario sur l’accessibilité d’ici le 1er janvier 2015. People Corporation et ses sociétés affiliées et filiales dans la province de l’Ontario feront en sorte que :

  • Tous les nouveaux employés reçoivent une formation dans la semaine suivant la date de début de leur emploi;
  • Tout le personnel soit formé lorsque des changements sont apportés aux politiques ou aux procédures;
  • Les registres de formation indiquant les employés qui ont suivi la formation et la date à laquelle la formation a été donnée soient maintenus.

Information et communication

People Corporation s’engage à répondre aux besoins de communication des personnes handicapées. Nous consulterons les personnes handicapées afin de déterminer leurs besoins en matière d’information et de communication. People Corporation concevra tous les nouveaux sites Web en conformité avec les Règles pour l’accessibilité des contenus Web (WCAG 2.0).

People Corporation a pris les mesures suivantes pour faire en sorte que les processus de rétroaction existants soient accessibles aux personnes handicapées sur demande au plus tard le 1er janvier 2015. Le plan de service à la clientèle accessible de People Corporation encourage les clients à donner leur rétroaction sur la façon dont nous offrons des services aux personnes handicapées. Les clients peuvent fournir des rétroactions oralement ou par écrit :

  • En communiquant avec notre bureau par téléphone, en personne ou par courrier;
  • En envoyant un courriel à l’un de nos bureaux;
  • En envoyant un courriel à l’adresse aoda@peoplecorporation.com.

People Corporation prendra les mesures suivantes pour s’assurer que tous les renseignements ouverts au public sont accessibles sur demande au plus tard le 1er janvier 2016.

  • Examiner tous les renseignements ouverts au public pour déterminer où se trouvent les obstacles ou les lacunes et élaborer des plans et des processus pour veiller à ce que toute l’information soit accessible ou puisse être rendue accessible sur demande avant le 1er janvier 2016.
  • People Corporation fournira sur demande d’autres formats d’information, sans frais supplémentaires.

People Corporation prendra les mesures suivantes pour rendre tous les sites Web et leur contenu conformes au niveau AA des WCAG 2.0 d’ici le 1er janvier 2021.

  • People Corporation élaborera un plan pour s’assurer que tous les sites Web et leur contenu sont conformes au niveau AA des WCAG 2.0 d’ici le 1er janvier 2021.

Emploi

People Corporation s’engage à adopter des pratiques d’emploi équitables et accessibles. People Corporation veillera à ce que des mesures raisonnables d’adaptation soient prises pour les personnes handicapées lors des processus de recrutement, d’évaluation et de sélection et que des mesures raisonnables d’adaptation soient prises pour les employés handicapés tout au long de leur emploi à People Corporation. People Corporation s’engage à :

  • Faire en sorte que les processus de recrutement et de sélection prévoient des mesures d’adaptation;
  • S’assurer que des logements convenables sont fournis aux employés actuels, au besoin;
  • Appliquer un processus de retour au travail pour lequel des mesures d’adaptation et de soutien appropriées sont en place;
  • Veiller à ce que les pratiques de gestion du rendement, de développement de carrière et de redéploiement tiennent compte des besoins d’accessibilité et d’adaptation des employés handicapés;
  • S’assurer que les renseignements relatifs aux interventions d’urgence en milieu de travail sont fournis dans des formats accessibles, sur demande;
  • Examiner ses politiques d’adaptation et les modifier au besoin pour refléter l’engagement de People Corporation envers des pratiques d’emploi équitables et accessibles;
  • Élaborer et mettre en œuvre la formation nécessaire sur la politique d’adaptation et les changements de processus;
  • Communiquer les politiques et processus nouveaux et révisés au personnel.

Conception d’espaces publics

People Corporation mettra en place les procédures suivantes pour éviter les interruptions de service dans les parties accessibles de ses espaces publics.

En cas de perturbation du service, People Corporation proposera des solutions de rechange pour la reprise du service. L’information sera affichée dans les entrées et les halls de réception ainsi que sur les sites Web.

Pour en savoir plus

Pour plus d’informations sur ce plan d’accessibilité ou pour demander un format accessible de ce document sans frais supplémentaires, veuillez communiquer avec : Jason Trumbla – Courriel : aoda@peoplecorporation.com
Téléphone : 204-940-3905

 

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